Contenidos Dictamen 2588/051 LRE

1. Antecedentes
2. Características y condiciones del registro
3. Obligación de llevar LRE
4. Plazo y calendario año comercial 2021
5. Empleadores obligados a llevar LRE
6. Excepción temporal para ciertos sostenedores
7. Protección de datos personales

Desde octubre de 2021 entró en vigencia la Ley Nº 21.327 que incorporó el artículo 515 al Código del Trabajo. En ese sentido, el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) se convirtió en una obligación legal para los empleadores, salvo algunas excepciones.

A continuación te entregamos el Dictamen 2588/051 emitido por la Dirección del Trabajo, que contiene información relevante sobre su operatividad.

¿Qué encontrarás en el documento oficial del Dictamen 2588/051?

1. La fijación del sentido y alcance de los artículos 61, 515 y 517 del Código del Trabajo, en lo referido a la obligación del registro del LRE.
2. Eximición temporal de los empleadores regidos por el Código del Trabajo que son sostenedores de establecimientos educacionales subvencionados o que reciben aportes del Estado.
3. Características y condiciones de operación del LRE.
4. Plazos y calendario año comercial 2021.
5. Tratamiento de los datos personales. Normas y principios Ley Nº 19.628 sobre protección de la vida privada.
6. Determinación de empleadores que estarán obligados a realizar la declaración del LRE, de acuerdo al artículo 62 del Código del Trabajo.

Antecedentes

Al respecto, el artículo 31 del Decreto con Fuerza de Ley Nº 2 de 29.09.1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, faculta a los funcionarios de este Servicio para requerir de los empleadores toda la documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización, incluso la exhibición de los registros contables para su examen.

Ahora bien, sin perjuicio de que el libro auxiliar de remuneraciones tiene su fuente legal en el artículo 62 del Código del Trabajo, tratándose de un registro de naturaleza contable, este queda comprendido entre aquellos a que se refiere el artículo 17 del Código Tributario, tanto en relación a las condiciones para que sea llevado, como también respecto de su elaboración y conservación en formato electrónico.

Por tal razón, el Servicio de Impuesto Internos (SII), en uso de sus facultades legales, emitió la Resolución Exenta Nº 29 de 09.03.20211, que autoriza a los contribuyentes a llevar el Libro de Remuneraciones en forma electrónica, en los términos y con los requisitos establecidos por la Dirección del Trabajo.

Sobre dicha base, esta Dirección, mediante el Dictamen Nº 877/6 de 10.03.2021, fijó las características principales del LRE y sus condiciones generales de operatividad durante el período de adopción voluntaria de esta modalidad de registro, las que se mantuvieron en los mismos términos hasta su modificación por el presente Dictamen.

Con el mismo propósito regulatorio, este Servicio emitió la Resolución Exenta Nº 285 de 11.03.2021 que aprueba el «suplemento Libro Remuneraciones Electrónico» (el Suplemento) que, tanto en su actual versión como en futuras ediciones, está destinado a fijar el contenido de este registro contable, contempla un sistema estandarizado de los conceptos que deben ser declarados mensualmente por los empleadores y explica con ejemplos destinados a facilitar el cumplimiento de esta obligación legal.

De esta manera más reciente, con la entrada en vigencia de la Ley Nº 21.327, a partir del 01.10.2021 se incorporó al Código del Trabajo el artículo 515, que establece la obligación de los empleadores de registrar en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo los datos y documentación que determine un reglamento dictado por el Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Que el referido reglamento corresponde a aquel que se contiene en Decreto Supremo Nº 37 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, publicado en el Diario Oficial del día 28.10.2021 (el Reglamento), cuyo literal D del artículo 3º incorpora al Libro de Remuneraciones entre aquellos datos y documentos que obligatoriamente deben ser registrados en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo por los empleadores que conforme al artículo 62 del Código del Trabajo cuenten con 5 o más trabajadores, sin perjuicio de la excepción temporal que se indicará más adelante.

Características y condiciones del registro

Al tenor de lo dispuesto en los artículos 9º bis y 515 del Código del Trabajo, junto a lo prescrito en el Reglamento contenido en Decreto Supremo Nº 37 de 28.10.2021 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, se infieren las siguientes características de los registros electrónicos de la Dirección del Trabajo y, en particular, respecto del LRE:

Obligación de llevar Libro Electrónico de Remuneraciones

Como se ha señalado, la entrada en vigencia de la Ley Nº 21.327 que incorporó el artículo 515 al Código del Trabajo, implica que, a partir del mes de octubre de 2021, el LRE constituye una obligación legal para los empleadores que se encuentren en la situación prevista en el artículo 62 del Código del Trabajo, salvo la excepción que se indicará más adelante.

Tratándose de un registro contable anual que incide en la elaboración del balance financiero y en la determinación de impuestos anuales, naturalmente se deriva de que la obligación del registro abarca todo el año comercial 2021, salvo excepciones legales, como aquella referida al inicio o al término de giro en que se produce una actividad parcial dentro del período anual.

Otro efecto asociado es que se concluye el período de adopción voluntaria del LRE iniciado en marzo del año en curso con la emisión del Dictamen Nº 877/6 de 10.03.2021, el que tuvo por propósito ofrecer a los usuarios un proceso paulatino de adopción a las nuevas herramientas tecnológicas, y la familiarización de aquellos con la plataforma electrónica.

Atendido el nuevo escenario normativo, se suprime la obligación de declarar las remuneraciones pagadas en el año comercial 2020, ya que dicha acción se exigió con fines de fiscalización a quienes adoptaran el libro electrónico en un contexto de voluntariedad, etapa que, según se indicó, ha concluido.

Plazos y calendario año comercial 2021

De esta manera y procurando otorgar facilidades operativas a los empleadores, contadores y personal administrativo que debe asumir directamente la labor del registro, el calendario para la declaración del año comercial 2021 queda fijado de la siguiente manera:

Empleadores obligados a llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico

Al tenor de lo dispuesto en el artículo 62 del Código del Trabajo, la obligación de llevar el LRE recae en todos los empleadores regidos por el Código del Trabajo, que cuenten con 5 o más trabajadores.

La contabilización de los trabajadores se efectúa considerando la suma de dependientes contratados simultáneamente dentro del respectivo año comercial. De esta manera, si entre el 1 de enero y 31 de diciembre de cada año comercial el empleador mantiene simultáneamente contrato laboral con 5 o más trabajadores, estará obligado a declarar el LRE por todo el año comercial respectivo, no obstante que en uno lo más meses de dicho año el numero de trabajadores hubiera sido inferior a 5.

Excepción temporal para ciertos sostenedores de establecimientos educacionales regidos por el Código del Trabajo

Que la estructura del LRE, definida en el Suplemento, consiste en un sistema estandarizado de haberes y descuentos cuya causa es la existencia de contrato de trabajo, destinados a que se informe periódicamente el mondo a que asciende cada rubro, teniendo dichos campos una aplicación general utilizable por empleadores de los más variados rubros.

Sin embargo, ciertas actividades como la de los sostenedores de establecimientos educacionales están sometidas a normas especiales respecto a la declaración de sus gastos, entre ellos los de carácter remuneraciones, en atención al especial control que se exige respecto de los recursos asignador por el Estado.

En efecto, el artículo 46 letra a) del Decreto con Fuerza de la Ley Nº 2 de 02.07.2010 del Ministerio de Educación, ordena que todos los sostenedores que reciban subvenciones o aportes regulares del estado deberán rendir cuenta pública respecto de su uso y estarán sujetos a la fiscalización y auditoria de la Superintendencia de educación, ratificado por lo dispuesto en el artículo 49 letra b) de la Ley Nº 20.529, que entre otras atribuciones de la Superintendencia de Educación contempla aquella relativa a fiscalizar la rendición de la cuenta publica del uso de todos los recursos, públicos y privados, conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En el mismo sentido, el Decreto Supremo Nº 469 de 20.01.2014 del Ministerio de Educación, que aprueba el reglamento que establece las características, modalidades y condiciones del mecanismo común de rendición de cuenta publica del uso de los recursos, que deben efectuarlos sostenedores de establecimientos educacionales subvencionados o que reciben aportes del Estado, establece en su artículo 2º letra 2a)» que dicha rendición consiste en la obligación legal de dichos sostenedores de dar a conocer y entregar las cuentas comprobadas el uso de todos los recursos públicos y privados que administren o perciban anualmente, comprendiéndose en los estados financieros el detalle de los movimientos contables que, entre otros libros, están representados en el Libro de Remuneraciones.

Que los principios de eficiencia y eficacia en la Administración del Estado obligan a la adopción de medidas técnicas, administrativas y organizacionales necesarias para el cumplimiento óptimo de sus funciones públicas, lo que unido a los principios de interoperabilidad y cooperación introducidos por la Ley Nº 21.180 sobre Transformación Digital del Estado, hacen necesario que al menos desde el punto de vista de su dueño una solución tecnológica para los ciudadanos pueda atender eventualmente el más amplio objetivo que hayan definido las leyes.

Lo anterior conlleva a que, tratándose de los sostenedores de establecimientos educacionales regidos por el Código del Trabajo, subvencionados o que reciban aportes del Estado, se suspende temporalmente la obligación de registro de LRE, sin perjuicio de que puedan voluntariamente efectuar la declaración. La obligatoriedad del registro podría establecerse durante el año comercial 2022.

En cuanto a los empleadores indicados en el párrafo anterior, que tampoco decidan efectuar voluntariamente la declaración del LRE, deberán estarse a las instrucciones del SII respecto al llevado del Libro Auxiliar de Remuneraciones y además obligaciones de carácter tributario

Protección de datos personales

Conforme a lo dispuesto en el artículo 2º letra o) de la Ley Nº 19628, se entiende por tratamiento de datos personales «cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal o utilizarlos en cualquier forma».

Frente a cualquiera de dichas acciones la Dirección del Trabajo cuenta con base de licitud para efectuar el tratamiento de datos personales, en la medida que dicho tratamiento se relacione con las funciones legales que el ordenamiento jurídico reconoce a este Servicio y siempre, con sujeción a las normas de la Ley Nº 19.628, sobre protección de la vida privada.

Adicionalmente, el artículo 517 inciso 3º del Código del Trabajo, establece como obligación de todo el personal de la Dirección del Trabajo el deber de guardar absoluta reserva y secreto de la información y de los datos personales que tomen conocimiento, debiendo abstenerse de usar dichos datos en beneficio propio o de terceros, considerándose la infracción a esta norma como una conducta que vulnera gravemente el principio de probidad administrativa.

Con todo, se debe velar para que en todo momento los datos personales que se operen sean exactos, adecuados, pertinentes y no excesivos.

Conforme al deber de exactitud de los datos se exige que la información represente con veracidad la situación actual del titular. Por lo anterior, se deben adoptar medidas permanentes de control, revisión o corrección, que aseguren que los datos no sean erróneos, inexactos o incompletos.

En el mismo sentido, los datos deben ser idóneos para satisfacer la finalidad que se ha definido por su tratamiento. Así, desde la etapa inicial de diseño y en cualquier momento posterior, se debe evaluar la pertinencia de usar datos personales para el cumplimiento de las funciones institucionales, y según sea el resultado de dicho análisis, decidir entre no usar la información referida a personas naturales optándose por el medio menos masivo de la privacidad, o bien, que dichos antecedentes sean los mínimos e indispensables para la satisfacción del objetivo legal que se pretende satisfacer.

Por último, se debe otorgar una especial protección a los datos personales sensibles, que la letra «g2)» del artículo 2º de la Ley Nº 19.628 los define como «aquellos referidos a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual».

De esta manera, se advierte que bajo el concepto de datos personales sensibles no se contiene un listado especifico sino un concepto general que puede incluir información sobre la afiliación sindical, la identidad de genero, periodos de licencia medica, perfil biológico humano, datos biométricos, entre otros.

Frente a datos personales que revistan las características de sensibles se debe observar un nivel superior de protección, resguardo y seguridad, velando porque e tratamiento de dichos datos se enmarque directamente con la finalidad que ha sido definida dentro de las funciones institucionales.