Una factura electrónica afecta es un documento o instrumento mercantil y tributario que registra el movimiento de una compraventa. Se entiende por afecta a que la transacción grava impuestos y dichos montos ser también registrados. Las empresas que tributan en primera categoría tienen la facultad de emitir facturas electrónicas para el SII. Las personas naturales pueden emitir facturas si tienen actividades de primera categoría y deben emitir boletas si tienen actividades de segunda categoría.
Nuestro Sistema Contable Edig tiene la capacidad de registrar las facturas de un negocio, tanto aquellas realizadas tradicionalmente como por medio electrónico. Además, el registro de estos documentos permiten centralizar la contabilidad en cada período.
Nuestro Sistema Contable Edig tiene la capacidad de registrar las facturas de un negocio, tanto aquellas realizadas tradicionalmente como por medio electrónico. Además, el registro de estos documentos permiten centralizar la contabilidad en cada período.
Una factura cumple con dos funciones principales:
- Formaliza la transacción de compraventa.
- Informa los impuestos a remitir al Estado. La factura electrónica es recibida por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
En Chile, todas las facturas afectas a impuestos deben ser emitidas en formato electrónico según el Servicio de Impuestos Internos (SII). Para tales efectos se considera la asignación del tipo de documento con el código 33, conocida como Factura Electrónica Afecta. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo (cuándo se hizo el acuerdo de transacción), además de indicar la cantidad a pagar de las existencias o bienes de una empresa, sea para su venta en uso ordinario de la explotación o bien para su transformación.
Cómo hacer para emitir una factura afecta al SII
Para hacer una factura electrónica hay que incluir la siguiente información en el documento
- Nombre y datos del emisor de la factura.
- Detalle de mercadería vendida.
- Precio unitario de la mercadería vendida.
- Valor total cancelable de la venta.
- Indicación del plazo y forma de pago del precio, sea efectivo, crédito u otros.
La importancia de este tipo de documento en Chile
Las facturas son importantes porque registran los movimientos de una transacción y comprometen a las dos partes a cumplir con sus responsabilidades. El comprador debe cumplir con su responsabilidad de pagar y tiene derecho a reclamar en caso que los productos estén defectuosos o no sean recibidos. Por su contraparte, se entiende que el vendedor tiene derecho a recibir el monto de dinero por los medios de pago que se acordaron. Además, tiene la responsabilidad de entregar los productos en el momento que acordó con el comprador. Al final de cuentas, una factura no es más que un documento para respaldar que hubo una transacción entre dos partes.
Para poder realizar una factura electrónica afecta hay que considerar si el giro de la empresa está afecto a impuestos.
El artículo 12 de la Ley de Compras y Ventas explica con mayor detalle todos los movimientos y condiciones para que un bien sea gravado de IVA. El Decreto de Ley 825 Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios explica las condiciones y situaciones donde una comercialización esté afecta a impuestos.
También existen casos donde una factura es exenta y se diferencia porque es un instrumento que formaliza una transacción que no grava IVA.
Características y ventajas de la digitalización
La factura es electrónica cuando se genera el documento en formato digital. Reemplaza al documento físico y tiene un valor legal similar. Su emisión debe ser autorizada previamente por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Es responsabilidad del emisor en realizar el trámite de forma digital dado por la autoridad declarada por el SII. Si bien la emisión de facturas por medio electrónico exige un poco más de conocimiento computacional, existen muchas ventajas asociadas al proceso.
Las ventajas de realizar facturas electrónicas afectas incluyen que
- En vez de ir a una oficina del SII para pedir folios de facturas en papel podemos solicitar la autorización de folios directamente por internet. Ya no es necesario marcar presencia para timbrar documentos.
- Ahorra en costos de impresión, despacho y almacenamiento de documentos tributarios, no es necesario imprimir el talonario original con tres copias.
- Se previene el riesgo de perder los documentos timbrados ante cualquier eventualidad, siempre están disponibles para su revisión.
- No sólo eso, también se puede enviar las facturas por correo.
Registrando una factura electrónica afecta en el Sistema de Contabilidad Edig
El Sistema de Contabilidad Edig tiene la capacidad de hacer registros de facturas electrónicas afectas desde el módulo de Documentos Nominativos.
- Identificar el tipo de movimiento contable. En este caso seleccionamos una venta normal.
- Identificar el tipo de documento. Independiente del código en el Sistema, es importante que corresponda a una Factura afecta electrónica.
Cómo emitir una factura electrónica afecta en el Sistema de Facturación Electrónica Edig
El Sistema de Facturación Electrónica Edig permite emitir facturas electrónicas que conectan con el SII. Para ello hay que realizar los siguientes pasos:
- Se selecciona al cliente que corresponda. Se puede hacer ingresando su RUT o a través del buscador de clientes.
- Localizar el folio de la factura afecta con el botón verde. El sistema captará el primer folio que esté disponible.
- Digitar toda la información de la venta. Es importante que el código corresponda a bienes y servicios que estén aceptados en el artículo 12 de la Ley sobre impuesto a las Ventas y Servicios.
- Acceder al cuadro de Referencias para llenar información relacionada a la factura afecta.
- Opcionalmente, el cuadro Preview permite visualizar la factura antes de que sea guardada.
- Con todo en orden, la opción Grabar permitirá emitir la factura electrónica afecta.
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