Los documentos tributarios son obligatorios y cumplen varias funciones importantes. Por un lado, permiten la determinación de la base imponible sobre la cual se calcularán los impuestos. También respaldan las transacciones comerciales, facilitando el control y la fiscalización por parte de las autoridades tributarias. Además, son fundamentales para el derecho a crédito fiscal y la correcta contabilización de las operaciones en los registros contables de las empresas. 

¿Sabías que la no emisión de estos documentos implica sanciones por parte del SII? Sigue leyendo.

¿Qué es un Documento Tributario Electrónico?

El Documento Tributario Electrónico es, valga la redundancia, un documento que se genera y firma de manera electrónica por un emisor digital, y tiene la misma validez legal y efectos tributarios que un documento en formato físico. El Servicio de Impuestos Internos (SII) establece el formato y los requisitos para estos documentos, garantizando su autenticidad y conformidad con las normativas fiscales.

¿Quiénes pueden emitir estos documentos tributarios?

Su emisión es una decisión voluntaria por parte de los contribuyentes. La elección de utilizar este sistema dependerá de las ventajas que cada contribuyente identifique, como la mejora en los procesos, el aumento de la productividad y la reducción de costos operativos.

Para utilizar los documentos tributarios electrónicos, el contribuyente debe postular a través del sitio web www.sii.cl. La solicitud será aceptada siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• Tener registrado el inicio de actividades.
• Tener la calidad de contribuyente de IVA.
• No encontrarse en condición de querellado, procesado o acusado según el Código Procesal Penal por delitos tributarios, o haber sido sancionado por este tipo de delitos hasta el cumplimiento total de la pena.
• Cumplir con otros requisitos establecidos por el SII.

Además de lo anterior, los contribuyentes inscritos en la factura electrónica tienen la opción de utilizar una herramienta proporcionada por el SII, como el Portal Mipyme, para emitir sus documentos electrónicos.

¿Cuáles son los Documentos Tributarios?

Existen diversos tipos de documentos tributarios que pueden ser emitidos de manera electrónica, entre ellos se encuentran:

• Factura Electrónica
• Notas de Crédito y Débito Electrónica

Documentos Tributarios adicionales

• Factura no Afecta o Exenta Electrónica
• Nota de Crédito de Exportación Electrónica
• Guía de Despacho Electrónica
• Nota de Débito de Exportación Electrónica
• Boleta Electrónica
• Factura de Compra Electrónica
• Boleta No Afecta o Exenta Electrónica
• Liquidación Factura Electrónica
• Factura de Exportación Electrónica

Ventajas de utilizar Documentos Tributarios Electrónicos

Existen muchos beneficios de utilizar los documentos tributarios electrónicos, que representan una alternativa más eficiente y sostenible. ¿Imaginas cuáles son? Te mencionamos algunos que podrían interesarte:

Obligación y cumplimiento de los documentos electrónicos

El artículo 54 del decreto Ley 825 de 1974 establece la obligatoriedad de emitir documentos tributarios exclusivamente en formato electrónico. Además, la Ley 20.727 de Modernización Tributaria también lo señala como una obligación.

Para cumplir con esta normativa, muchos contribuyentes optan por utilizar un software de contabilidad o un ERP (Enterprise Resource Planning) que esté integrado con un proveedor verificado de documentos electrónicos. Esta integración facilita la generación automática de los documentos y optimiza la gestión de los procesos tributarios y contables, evitando la fragmentación de la información en diferentes sistemas.

¿Sabías que para que la nota de débito sea considerada como un documento tributario válido, debe cumplir con ciertos requisitos formales establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII)? Entre estos requisitos se encuentran la identificación del emisor y receptor, la descripción clara de los conceptos que generan el aumento del débito, el monto a pagar y la fecha de emisión, entre otros.

Aprende más de tributaria en este artículo.

¿Qué es la nota de débito?

La nota de débito es un documento tributario que se debe utilizar para documentar principalmente los aumentos del débito fiscal que se ha generado por una factura electrónica o por una boleta electrónica, entre otras situaciones la nota de débito se utiliza cuando existen diferencias de precio, intereses, reajustes y gastos de financiamiento por operaciones a plazo, intereses moratorios, diferencias por facturación indebida de un débito fiscal inferior al que corresponda, y adicionalmente se utilizan para anular el efecto que se produce total o parcialmente por una nota de crédito emitida con anterioridad.

Actualmente la nota de débito debe ser emitida únicamente en formato electrónico, su otorgamiento constituye un débito fiscal de IVA para el emisor de la nota de débito.

Caso especial de recuperación de fletes en caso de devoluciones de venta

Cuando una empresa efectúa una venta afecta en que se pacte la entrega de la mercadería en el domicilio del cliente comprador, o en otro distinto al del vendedor, el importe del flete que cobre el vendedor, sea que éste se efectúe con vehículos propios o de terceros, se encuentra afecto a IVA, debiendo por consiguiente, facturarse igual que una venta gravada.

Cuando un cliente, por diversas razones, devuelva todo o parte de la mercadería facturada y despachada por el vendedor, éste último emitirá una nota de crédito en que se debe desglosar el valor neto y el IVA correspondiente a dicha devolución.

Si el vendedor cobra al cliente comprador una suma por concepto de recuperación del flete que él tuvo que pagar a terceros, con motivo de dicha devolución el vendedor deberá emitir una factura electrónica de venta o una nota de débito electrónica, recargando en dicho documento el 19% de IVA, impuesto que pasará a formar parte del crédito fiscal del cliente comprador que efectuó la devolución de los bienes.

El debito fiscal IVA recargado en las respectivas notas de débito emitidas por los contribuyentes deberá sumarse al débito fiscal declarado por los contribuyentes en el respectivo formulario 29 de declaración y pago simultaneo de IVA, como asimismo, el valor neto de una nota de débito deberá adicionarse a la base imponible de los pagos provisionales mensuales (PPM) a pagar por el contribuyente.

Regulación legal

La nota de crédito esta mencionada en el Decreto Ley 825 del año 1974, específicamente en los artículos 24, 54, 56 y 57, adicionalmente el Servicio de Impuestos Internos ha regulado su emisión mediante la Circular 36 y 134, ambas del año 1975 y luego mediante la Circular 54 del año 2006.

Las sanciones por la emisión indebida de una o varias notas de débito, se encuentran establecidas en el articulo 97 del Código Tributario, entre los que encontramos:

a) No emisión de nota de débito en los casos en que debe emitirse:

La emisión de notas de debito es obligatoria según nuestra legislación tributaria, por tanto, en caso de no emitirse una nota de debito, o en caso de emitirse una nota de debito por el monto que debe emitirse, sino, por uno menor (fraccionamiento), se encuentra sancionado por el Código Tributario en el numeral 10 del articulo 97, el cual señala:

10°.-

El no otorgamiento de guías de despacho de facturas, notas de débito, notas de crédito o boletas en los casos y en la forma exigidos por las leyes, el uso de boletas no autorizadas o de facturas, notas de débito, notas de crédito o guías de despacho sin el timbre correspondiente, el fraccionamiento del monto de las ventas o el de otras operaciones para eludir el otorgamiento de boletas, con multa del cincuenta por ciento al quinientos por ciento del monto de la operación, con un mínimo de 2 unidades tributarias mensuales y un máximo de 40 unidades tributarias anuales.

En el caso de las infracciones señaladas en el inciso primero, éstas deberán ser, además, sancionadas con clausura de hasta 20 días de la oficina, estudio, establecimiento o sucursal en que hubiere cometido la infracción.

La reiteración de las infracciones señaladas en el inciso primero se sancionará además con presidio o relegación menor en su grado máximo. Para estos efectos se entenderá que hay reiteración cuando se cometan dos o más infracciones entre las cuales no medie un período superior a tres años.

Para los efectos de aplicar la clausura, el Servicio podrá requerir el auxilio de la fuerza pública, la que será concedida sin ningún trámite previo por el Cuerpo de Carabineros, pudiendo procederse con allanamiento y descerrajamiento si fuere necesario. En todo caso, se pondrán sellos oficiales y carteles en los establecimientos clausurados.

Cada sucursal se entenderá como establecimiento distinto para los efectos de este número.

En los casos de clausura, el infractor deberá pagar a sus dependientes las correspondientes remuneraciones mientras dure aquélla. No tendrán este derecho los dependientes que hubieren hecho incurrir al contribuyente en la sanción.”

b) La utilización de notas de débito no fidedignas o falsas en las declaraciones manuales de IVA:

La utilización indebida de notas de débito por parte del receptor de una nota de débito, quien la utilice para disminuir el impuesto que efectivamente deba integrar en arcas fiscales constituye un delito tributario y se encuentra duramente sancionado por nuestra legislación, y la pena que le afecta se encuentra agravada cuando las notas de débito utilizadas son falsas o dan cuenta de aumentos indebidos del débito fiscal, lo anterior se basa en el numeral 4 del articulo 97 que sanciona gravemente a quien las mal utiliza y a quien la emite a sabiendas que está realizando algo indebido, el texto legal señala:

4°.-

Las declaraciones maliciosamente incompletas o falsas que puedan inducir a la liquidación de un impuesto inferior al que corresponda o la omisión maliciosa en los libros de contabilidad de los asientos relativos a las mercaderías adquiridas, enajenadas o permutadas o a las demás operaciones gravadas, la adulteración de balances o inventarios o la presentación de éstos dolosamente falseados, el uso de boletas, notas de débito, notas de crédito o facturas ya utilizadas en operaciones anteriores, o el empleo de otros procedimientos dolosos encaminados a ocultar o desfigurar el verdadero monto de las operaciones realizadas o a burlar el impuesto, con multa del cincuenta por ciento al trescientos por ciento del valor del tributo eludido y con presidio menor en sus grados medio a máximo.

Los contribuyentes afectos al Impuesto a las Ventas y Servicios u otros impuestos sujetos a retención o recargo, que realicen maliciosamente cualquiera maniobra tendiente a aumentar el verdadero monto de los créditos o imputaciones que tengan derecho a hacer valer, en relación con las cantidades que deban pagar, serán sancionados con la pena de presidio menor en su grado máximo a presidio mayor en su grado mínimo y con multa del cien por ciento al trescientos por ciento de lo defraudado.

El que, simulando una operación tributaria o mediante cualquiera otra maniobra fraudulenta, obtuviere devoluciones de impuesto que no le correspondan, será sancionado con la pena de presidio menor en su grado máximo a presidio mayor en su grado medio y con multa del cien por ciento al cuatrocientos por ciento de lo defraudado.

Si, como medio para cometer los delitos previstos en los incisos anteriores, se hubiere hecho uso malicioso de facturas u otros documentos falsos, fraudulentos o adulterados, se aplicará la pena mayor asignada al delito más grave.

El que maliciosamente confeccione, venda o facilite, a cualquier título, guías de despacho, facturas, notas de débito, notas de crédito o boletas, falsas, con o sin timbre del Servicio, con el objeto de cometer o posibilitar la comisión de los delitos descritos en este número, será sancionado con la pena de presidio menor en sus grados medio a máximo y con una multa de hasta 40 unidades tributarias anuales.”

Tipos de notas de débito

Existen distintos tipos de notas de débito, básicamente se distinguen respecto del tipo de documento al que se referencia la nota de débito, es así como podemos distinguir varios tipos de notas de débito, estas son:

a) Nota de Débito de Anulación electrónica:

La nota de débito de anulación es un documento tributario electrónico (DTE) que se utiliza para anular una nota de crédito electrónica, si usted pudiese recordar, antiguamente cuando las notas de crédito se hacían en papel y usted se equivocaba al emitir una de ellas, les rayaban líneas cruzadas al documento para anularla, bueno, cuando se trata de notas de crédito electrónicas no podemos rayarlas una vez que han sido emitidas por cuanto consisten en un registro digital, por esa razón es que el SII instruyó que la nota de débito de anulación electrónica, es la manera virtual de anular una nota de crédito electrónica ya emitida.

b) Nota de Débito Electrónica por aumentos del IVA contenido en una Factura Electrónica:

Cuando en una operación comercial se generan operaciones que aumenten el IVA, las cuales forman parte de una factura emitida o de una boleta emitida, entonces en el momento de suceder el hecho a cobrar al cliente, el contribuyente emisor debe emitir un documento tributario electrónico llamado Nota de Débito Electrónica, referenciando el DTE de origen (la factura electrónica o la boleta electrónica) e indicando la individualización de la operación que da cuenta del aumento del impuesto recargado, separando siempre el valor neto del IVA en la operación.

c) Nota de Débito Electrónica por aumentos del IVA contenido en una Nota de Crédito Electrónica:

Cuando en una operación comercial se generan operaciones que aumenten el IVA, las cuales forman parte de una Nota de Crédito electrónica ya emitida, entonces en el momento de suceder el hecho a cobrar al cliente, el contribuyente emisor debe emitir un documento tributario electrónico llamado Nota de Débito Electrónica, referenciando el DTE de origen (la nota de crédito electrónica) e indicando la individualización de la operación que da cuenta del aumento del impuesto recargado, separando siempre el valor neto del IVA en la operación.

d) Nota de débito de Exportación electrónica:

Cuando se trata de exportaciones de bienes o de servicios, una vez que se ha emitido una Factura de Exportación, en caso de que existan mayores cargos a cobrar al cliente extranjero, el exportador deberá emitir una Nota de Débito de Exportación Electrónica, referenciando la Factura de Exportación correspondiente, e indicando el hecho que la motiva.

También en el caso de los bienes que se exportan en modalidades distintas a las ventas a firme, una vez que se ha efectuado la liquidación de los bienes en el extranjero y esta termina reflejando un valor mayor, el exportador también deberá emitir una nota de débito de exportación electrónica indicando el monto mayor que corresponde adicionar a la Factura de Exportación Electrónica original, respetando y coincidiendo los valores según lo indicado también a Aduana mediante el respectivo Informe de Variación de Valor (IVV).

Plazo de emisión

En estricto rigor no existe un plazo para emitir una nota de débito, pues se debe emitir cada vez que la situación referida lo amerita, siempre y cuando se emita dentro de los plazos del artículo 200 del Código Tributario, esto es, dentro de los 3 años siguientes al de la emisión de la respectiva Factura Electrónica o boleta Electrónica.

También hay que tener presente que en aquellos casos en que el Servicio de Impuestos Internos hubiere liquidado o girado diferencias del impuesto facturado y estas actuaciones hubieren sido reclamadas por el contribuyente, éste no debe emitir la nota de débito sino una vez que se encuentre firme o ejecutoriada la sentencia que confirme el aumento del impuesto facturado. En los casos que el contribuyente pague directamente el mayor impuesto determinado en un giro no reclamado, también podrá emitir la nota de débito que corresponda.

Cómo emitir una nota de débito electrónica en el sistema de facturación

Para emitir una nota de débito y que ésta quede bien referenciada, se deberá seleccionar la Factura Electrónica correspondiente en el Sistema de Facturación y luego presionar la opción que se referencia más abajo, esto es, Generar Nota de Débito para Corregir Montos, entonces automáticamente el sistema referenciara la factura electrónica y le mostrara todas las partidas facturadas en donde podrá identificar fácilmente cual es la partida que da origen a la respectiva nota de débito y emitirla con facilidad posteriormente.

Ejemplos de emisión

1. CASO: Emisión de nota de débito con ocasión de una error en la facturación:

• Se emite una Factura Electrónica por los siguientes conceptos:
• Glosa 1: Venta de 100 sillas de escritorio color negro (valor unitario $15.650)
  • Monto Neto: $1.565.000
• Glosa 2: Venta de 100 escritorios modelo Alaska color negro (valor unitario $35.280)
  • Monto Neto: $3.528.000
• Monto total neto facturado: $5.093.000
• Monto total IVA facturado: $967.670
• Monto total facturado: $6.060.670

Posteriormente a la emisión de la factura el vendedor se da cuenta que el valor unitario indicado en las sillas estaba incorrecto porque el valor era $16.650, entonces corresponde que emita una nota de débito por la diferencia de valor de las sillas, debiendo emitir la nota de débito de la siguiente manera:

• Glosa 1: Venta de 100 sillas de escritorio color negro (diferencia en el valor unitario por $1.000)
  • Monto Neto: $100.000
• Monto total neto de la nota de débito: $100.000
• Monto total IVA de la nota de débito: $19.000
• Monto total de la nota de débito: $119.000

Para muchos la devolución de impuestos es una fuente importante de ingresos, pero ¿Qué hacer si la devolución de renta fue observada? Debes considerar que, como contador, contribuyente o empresa, siempre existe la posibilidad de que se generen este tipo de retrasos o incluso bloqueos y es fundamental saber cómo manejar esta situación de manera eficiente.

En este artículo, te presentamos algunos tópicos que serán útiles para enfrentar el proceso de impugnación para la devolución de renta.

¿En qué consiste el proceso de renta?

El proceso de renta en Chile se refiere a la declaración y pago de impuestos sobre la renta generada por las personas y las empresas en el país. En términos generales, todas las personas que obtienen ingresos en Chile están obligadas a presentar una declaración de impuestos sobre la renta cada año.

El proceso comienza con la obtención de un formulario de declaración de impuestos, que es obtenido únicamente en línea. Una vez obtenido el formulario, se deben completar los datos personales y los ingresos obtenidos durante el año anterior, incluyendo sueldos, salarios, rentas, honorarios y otras fuentes de ingresos y, adicionalmente, se deben incorporar todos los costos y gastos que las empresas incurrieron para obtener los ingresos declarados.

Después de completar el formulario, se debe presentar la declaración de impuestos en línea, la cual podrá implicar un pago de impuesto o una devolución de impuestos. Una vez presentada, el Servicio de Impuestos Internos (SII) revisará los datos declarados y los confrontará con la información interna que posee respecto de cada contribuyente. En este proceso, en caso de existir inconsistencias entre lo declarado y la información que el SII tiene en sus bases, la declaración quedará impugnada y, por otro lado, en el caso de que el declarante hubiese solicitado devolución de impuestos, esta quedará retenida hasta que se subsanen las obversaciones.

¿Qué son las observaciones de renta?

Existiendo inconsistencias entre lo declarado y la información que el SII tiene en sus bases internas, se generan las observaciones, también conocidas como impugnaciones, que son más de 280. Dependiendo del tipo impugnación, se le asignará a la declaración uno (o varios) códigos de observación y dependerá de la inconsistencia el código designado, que podría provenir de:

• Ingresos mal declarados.
• Costos mal declarados.
• Remuneraciones mal declaradas.
• Arriendos no declarados.
• Depreciación mal determinada.
• Créditos mal utilizados.
• Topes de beneficios tributarios mal aplicados, entre otros.

¿Dónde debo revisar cuando tengo una declaración observada?

Se debe prestar atención al código de observación asignado. La gran mayoría de las observaciones de las empresas se solucionan presentando en el SII la contabilidad y las determinaciones tributarias, que en el caso de los contribuyentes del Régimen General de tributación (14-A LIR) y del Régimen ProPyme General con contabilidad completa (14-D3 LIR) son:

• Libro diario
• Libro menor
• Libro de inventarios y balances
• Balance de 8 columnas
• Determinación de la Renta Líquida Imponible (RLI) o Base Imponible (BI)
• Determinación del Capital Propio Tributario (CPT) o Capital Propio Tributario Simplificado (CPTS)
• Determinación de las Rentas Afectas a Impuestos Finales (RAI)
• Libro de control del Registro Tributario de Rentas Empresariales (RTRE)
• Libro de control del Saldo Acumulado de Créditos (SAC)

En el caso de los contribuyentes del Régimen Propyme General sin contabilidad completa y del Régimen Propyme Transparente (14-D8 LIR), son:

• Libro de ingresos y egresos
• Libro de caja
• Determinación de la Base Imponible
• Determinación del Capital Propio Tributario Simplificado
• Libro de control del Registro Tributario de Rentas Empresariales (RTRE)
• Libro de control del Saldo Acumulado de Créditos (SAC)

Adicionalmente el SII podría requerir mayor información aparte de la señalada anteriormente. Esto dependerá del código de la observación que se le asigne.

¿Cuál es una de las soluciones principales para una declaración observada?

Una de las soluciones por realizar está asociada a la declaración de ingresos. Para solucionar observaciones relacionadas a ellas, se aconseja reunir todos los documentos de ventas, como facturas, boletas y notas de crédito, y demostrar al SII que los ingresos están correctamente declarados según los registros de ventas de la empresa.

Algunas de las observaciones pueden ser solucionadas mediante Internet y otras por medio de peticiones administrativas.

Es muy importante revisar detalladamente las inconsistencias, las cuales pueden venir del propio contribuyente por objeciones en las Declaraciones Juradas presentadas o por objeciones en Declaraciones Juradas presentadas por terceros. También es importante revisar los ingresos que están informados a través del registro de compras y ventas.

¿Cómo se comprueba que una declaración está realizada correctamente?

Para acreditar rebajas, ventas de propiedades y otros aspectos tributarios, se sugiere solicitar los certificados correspondientes a entidades como bancos, compañías de seguros, empleadores y el Sence, para presentarlos ante el SII para resolver cualquier problema.

¿Qué sucede en el caso que una PYME tenga una declaración observada?

Es importante destacar que las PYMES deben contar con una contabilidad sólida, que incluya balances y determinaciones tributarias, y acudir al SII con esta documentación para solucionar observaciones.

¿Qué hacer si la declaración de renta fue objetada?

Si la declaración de renta fue objetada revisar con detalles, cuáles fueron las observaciones.  El SII entrega las observaciones mediante códigos alfanuméricos en los cuales indica cuál es la inconsistencia y qué es necesario realizar para subsanarlas.