Una provisión es una cantidad de recursos que conserva la empresa por haber contraído una obligación, con el objetivo de guardar esos recursos hasta el momento en el que deba satisfacer la factura. Es decir, es una cuenta de pasivo y consiste en establecer y «guardar» una cantidad de recursos como un gasto para estar preparados por si realmente se produjese el pago de una obligación que la empresa ya ha contraído con anterioridad.

El objetivo de dotar una provisión por un gasto consiste en asegurarse de poseer los recursos necesarios para satisfacer la obligación en el momento que sea necesario.

El futuro es incierto y puede ocurrir que la empresa, desarrollando su actividad, gaste el dinero que vaya ganando y al no haber una provisión dotada, no posea los recursos necesarios para pagar.

A medida que la empresa va creando provisiones el gasto va aumentando y, por lo tanto, los beneficios disminuyen; con esto, una entidad se protege y se asegura de poseer los recursos necesarios en el futuro.

¿Y si no se cumple la previsión que estamos provisionando?

Como hemos comentado anteriormente, el objetivo de la provisión es cubrir una obligación o un gasto al que vamos a tener que hacer frente en el futuro. A menudo estas obligaciones o gastos son previsiones y, por tanto, no hay una certeza total de que se vayan a producir. ¿Qué ocurre entonces si no se produce? Tendremos que revertir la provisión y por tanto, volveremos a la situación inicial anterior a la provisión. En definitiva, sería como si no hubiéramos hecho ninguna provisión.

Tipos de provisión

Se pueden hacer varias clasificaciones de las provisiones. Aquí nos centramos en el tipo de gasto que se provisiona y en el plazo en que durará la provisión.

Según el tipo de gasto que se provisiona:

• Provisión de una obligación contraída y todavía no pagada: Es una obligación pasada. Por ejemplo, supongamos que el 1 de diciembre compramos una mercancía a un proveedor y acordamos un pago a 6 meses. Al 31 de diciembre realizaremos una provisión por esa deuda con ese proveedor, ya que hemos generado una obligación, pero no la hemos pagado.
• Provisión de una obligación no contraída y por tanto no pagada, pero previsible: Es una obligación futura. Por ejemplo: Al 31 de diciembre sabemos que durante el mes de febrero del año siguiente tendremos que pagar un impuesto determinado. Aunque no sepamos la cantidad concreta, deberemos dotar una provisión por una cantidad aproximada, que servirá para afrontar ese pago.
• Provisión por gastos de deterioro: Aunque los deterioros no sean unas obligaciones como tales suponen un gasto para la empresa, por lo que en el momento que se perciba la posibilidad de que exista un deterioro (de un inmovilizado, de un cliente, etc.) se debe dotar una provisión.

Según la duración estimada de la provisión:

• A corto plazo: Cuando se estima que la obligación que estamos provisionando se cumplirá en el corto plazo, es decir, en menos de 12 meses. La provisión se incluirá dentro del pasivo corriente.
• A largo plazo: Cuando se estima que la obligación que estamos provisionando se cumplirá en el largo plazo, es decir, en más de 12 meses. La provisión se incluirá dentro del pasivo no corriente.

Provisiones frecuentes recogidas en el Plan General Contable

Aunque existen más, estas son las cuentas de provisión más comunes tanto a corto como a largo plazo.

• Para contratos onerosos.
• Para otras operaciones de carácter comercial.
• Para el pago de impuestos a corto plazo.
• Para otras responsabilidades empresariales.
• Para el pago de empleados.
• Para el pago de impuestos.
• Para desmantelar o rehabilitar parte del inmovilizado.
• Para llevar a cabo actuaciones medioambientales.
• Para realizar reestructuraciones internas.

Como se puede apreciar en esta lista de ejemplo, las provisiones son de obligado uso por el Plan General Contable, permiten que nuestra compañía tenga una mejor salud gracias a prevenir los gastos futuros y forzarnos a tenerlos en cuenta de manera regular. Gracias a ello, se logra evitar que algunos gastos previsibles puedan suponer un duro golpe a la estabilidad financiera de la empresa.

Algunos ejemplos

Supongamos que nuestra compañía tiene problemas financieros y necesita hacer un recorte de personal. Los empleados despedidos no están conformes e inician un procedimiento judicial exigiendo una compensación por despido improcedente. En este caso, si nuestros abogados consideran que es previsible que el juicio sea favorable a los exempleados, tendremos que crear una provisión específica para esta situación.

De esta manera, si perdemos el juicio, ya tendremos el capital separado y no supondrá un impacto inesperado en las cuentas corrientes de la compañía. Y si se gana, bastará con revertir la provisión.

Otro caso que puede darse es una sanción de cualquier clase. Por ejemplo, si nuestra empresa contamina por encima de los valores permitidos, podemos recibir, como es lógico, una sanción medioambiental que obligue a la compañía a pagar la multa y a realizar una adaptación de sus formas de trabajar. Esto puede suponer la creación de dos provisiones distintas: una para hacer frente a previsible sanción, y otra para la futura remodelación de las instalaciones o la compra de maquinaria adaptada a la normativa que se exija cumplir.

También existen provisiones para pagar impuestos que sabemos que llegarán en el futuro y que supondrán un impacto económico si no se prevén con antelación.

Como contadores tenemos una provisión muy clara a considerar dentro de nuestra gestión mensual, el llamado Pago Provisional Mensual o PPM, el cual es a grandes rasgos una provisión mensual para el pago final del impuesto a la renta. Esta provisión toma un pequeño porcentaje de las ventas de un mes para el posterior pago correspondiente del impuesto a la renta, acumulando los pagos de esta provisión de los meses de enero a diciembre del año respectivo, siendo usada esta provisión únicamente para el periodo correspondiente. Es decir, todos los PPM pagados durante el año 2022, corresponden a la provisión correspondiente al pago de la renta del año 2022, que corresponde al año tributario 2023.

Cabe recordar que los PPM a pesar de cumplir el rol de una provisión son un activo para las empresas, el cual es recuperable en caso de tener un menor monto de pago correspondiente al impuesto a la renta.

Provisiones que se deben reconocer bajo IFRS

Debido a la gran cantidad de provisiones que las entidades deben reconocer y el especial aumento que se ha debido generar debido a la pandemia, en este documento hemos decidido incorporar una seria de extractos respecto a las explicaciones normativas que señalan cuando se debe reconocer una provisión, señalando inicialmente que la norma que define este tratamiento contable es la “NIC 37 Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes” la cual en general es muy clara respecto a los procedimientos a realizar.

El suceso que da origen a la obligación es todo aquel suceso del que nace una obligación de pago, de tipo legal o implícita para la entidad, de forma que a la entidad no le queda otra alternativa más realista que satisfacer el importe correspondiente.

Obligación legal

Una obligación legal es aquélla que se deriva de:

• Un contrato (ya sea a partir de sus condiciones explícitas o implícitas)
• La legislación
• Otra causa de tipo legal.

Obligación implícita

Una obligación implícita es aquélla que se deriva de las actuaciones de la propia entidad, en las que:

• Debido a un patrón establecido de comportamiento en el pasado, a políticas empresariales que son de dominio público o a una declaración efectuada de forma suficientemente concreta, la entidad haya puesto de manifiesto ante terceros que está dispuesta a aceptar cierto tipo de responsabilidades.
• Como consecuencia de lo anterior, la entidad haya creado una expectativa válida, ante aquellos terceros con los que debe cumplir sus compromisos o responsabilidades.

Ejercicios de Provisiones

Primer ejercicio

1. La empresa ha rescindido su contrato laboral a un grupo de trabajadores de su plantilla.

Los trabajadores han interpuesto demandas laborales por considerar el despido improcedente.

Los asesores laborales del Departamento de personal estiman que existe un alto grado de probabilidad de que el fallo judicial sea desfavorable para la empresa y de que el pago de las indemnizaciones correspondientes se realice antes de cuatro meses.

El coste estimado de las indemnizaciones asciende a 320.000.

Trascurridos tres meses, se condena a la empresa al pago de las indemnizaciones por un importe de 315.000.

En primer lugar, para determinar si debe dotarse provisión, efectuaremos el chequeo, expuesto en el apartado 7 anterior, a través de las dos preguntas:

1.ª ¿Es un pasivo?

2.ª ¿Es un pasivo calificable como provisión?

Suponemos que la respuesta a las dos preguntas es SÍ en todos sus apartados y que, por tanto, al cumplirse todos los requisitos necesarios para ello:

Procede dotar provisión

Por el pago de las indemnizaciones:

Por la dotación a la provisión:

Por el exceso de provisión:

Segundo ejercicio

2. La empresa «A» había constituido un aval a favor de la sociedad «B», relativo al cumplimiento de ciertas obligaciones económicas por parte de esta última.

La empresa «B» ha incumplido parte de las obligaciones avaladas, por lo que se ejecutará el aval, teniendo que pagar «A» una cantidad estimada de 300.000 dentro de un plazo aproximado de seis meses.

Posteriormente, el pago realizado por la empresa en relación con el aval ascendió a 310.000.

Supongamos que se cumplen todas las condiciones necesarias para dotar la provisión.

Dotación a la provisión:

Por el pago por la ejecución del aval:

El libro de compras y ventas es un libro obligatorio para los contribuyentes afectos al Impuesto al Valor Agregado, en el que se deberá llevar un registro cronológico de las compras y ventas y ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.

El Registro de Compras y Ventas es un sistema que el Servicio de Impuestos Internos pone a disposición de los contribuyentes y reemplazó a los Libros de Compras y Ventas tradicionales. Está compuesto por el Registro de Compras y el Registro de Ventas y tiene como finalidad respaldar las operaciones afectas, exentas y no afectas a IVA efectuadas, permitiendo controlar el Impuesto al Valor Agregado.

El Servicio de Impuestos Internos de forma automática y sistematizada, tiene la finalidad de respaldar las operaciones del contribuyente, permitiendo así tener el detalle de la información del Impuesto al Valor Agregado que es el impuesto que se declara mensualmente en el Formulario 29, permitiendo que tenga una función de asistente para asignar los datos de facturas de compra y facturas de venta de manera automática.

Documentos del Registro de Compras y Ventas

Este registro de compra venta se construye automáticamente con los documentos tributarios electrónicos que sean recibidos por el Servicio de Impuestos Internos. Se registra de acuerdo a lo que indique el documento tributario electrónico registrándolo como movimiento del giro por defecto. Esto aplica para el emisor como el comprador.

En el registro de ventas se debe indicar si el documento tributario electrónico corresponde a un documento del giro, o en su caso correspondiente a activo fijo o bien raíz; el emisor no puede modificar el tipo de venta en el Registro de Venta una vez que el documento tributario electrónico haya sido emitido.

El registro de compra contiene todas las compras que ha realizado con documentos tributarios electrónicos las que, para facilitar su declaración, se clasifican automáticamente como “del giro”. Esto significa que el total del crédito fiscal asociado a dichos documentos se incorpora en su Declaración de IVA para el cálculo del monto a pagar en el caso que corresponda, el receptor tiene la capacidad de modificar el tipo de compras.

Cuando se emite la factura uno tiene que detallar la información del documento, sea del giro, activo fijo u otro tipo de venta para así concretar el registro de venta.  Si no se especifica algún detalle se asignará por defecto el tipo del registro de la venta como del giro.

Si llega una factura asociada al giro y en realidad es una factura asociada a una compra de un activo fijo entonces el receptor podrá ingresar al registro de compras y podrá modificar la caracterización.

Estas modificaciones ayudan a que los registros sean transportados a las líneas correspondientes del Formulario 29, manteniendo la información clara y precisa en los códigos.

Categorías de los documentos tributarios electrónicos en los registros de compras y ventas

Categorías del impuesto al valor agregado dentro del registro de compras y ventas

Caracterizar un documento es importante porque detallar la información del registro de compra será clave para que la declaración de impuestos sea enviada con la información exacta. Tanto el impuesto mensual como el impuesto a la renta se relaciona.

El registro de compras mantiene una información que llega en forma general si es que no se identifica oportunamente. Es decir, todo se considera del giro y será necesario modificarlo para que sea distribuido en las filas correctas del Formulario 29.

Si se deja todo genérico y no se realizan los detalles entonces es probable que se deban corregir en el futuro. Hay que clasificar bien, lo más preciso posible. Evitar hacer trámites adicionales que perjudiquen el desempeño de su trabajo.

En caso de no tener ventas o compras en el periodo, de todas formas, se debe de realizar la declaración correspondiente a su formulario 29, el cual reconocerá de manera automática la inexistencia de facturas de compras o de ventas durante el periodo.

Cabe reconocer que el registro de compras y ventas no arrastra de manera automática el remanente de crédito fiscal, esta función sigue realizadosé de manera exclusiva en el formulario 29, por lo tanto, la no declaración de este formulario no reconocerá el remanente acumulado.

Certificado digital para el libro de compras y ventas

Para ingresar al registro de compras y ventas del servicio, no existe la necesidad de poseer un certificado digital, ya que, únicamente con el Rut y clave de una empresa o persona se puede acceder a su registro de compras y ventas. Pero para la emisión de documentos electrónicos mediante la plataforma del servicio de impuestos internos es necesario poseer este certificado digital. Este certificado también es necesario para la revisión de los documentos de manera más detallada, permitiéndole tener acceso a los documentos de respaldo en PDF de las facturas recibidas.

Quienes no deben llevar este registro

Estarán eximidos de llevar el Libro de Compras y Ventas los contribuyentes no sujetos al sistema de facturación electrónica, o que emitan otro tipo de documentos tributarios electrónicos que no requieren ser enviados al Servicio de Impuestos Internos, tales como boletas, vouchers u otros, siempre que la información relativa a sus ventas y prestaciones de servicios, la complementen en el Registro de Ventas informando los Resúmenes correspondientes.

Como acceder a su registro de compras y ventas

Registro de Compras y Ventas con el Sistema de Contabilidad Edig

El Sistema de Contabilidad Edig permite realizar la centralización de las compras y ventas en forma masiva.

La empresa debe tener un plan de cuentas creado para poder utilizar el Registro de Compras y Ventas.

Características más frecuentes para la centralización de compras y ventas

Contabilidad completa y contabilidad simplificada

Toda empresa o negocio debería tener una administración financiera adecuada para tener control de los aspectos económicos que involucran. Es por eso que la contabilidad completa o la contabilidad simplificada juegan un rol tan importante dentro de estas actividades debido a que pueden organizar eficientemente la información, los movimientos y el monitoreo de los procesos.

Contabilidad completa

Es aquella contabilidad que comprende los libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, independiente de los libros auxiliares que exija la ley, tales como Libro de Ventas Diarias, de Remuneraciones, de Impuestos Retenidos, etc.

En palabras más simples, esta contabilidad facilita el cumplimiento tributario para las empresas de menor tamaño que tributan con este sistema y que cumplen con los requisitos necesarios para operar.

El Servicio de Impuestos Internos indica que deben llevar contabilidad completa aquellos que estén obligados a tributar en base a Renta Efectiva, demostrada con contabilidad fidedigna y que no hayan obtenido autorización para llevar una contabilidad simplificada, conforme a lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley de Impuesto a la Renta.

Los requisitos para acogerse a esta contabilidad son:

• Poseer Inicio de Actividades vigente.
• No estar acogido al Régimen de Tributación Simplificada (Art. 14 Ter).
• No estar acogido a otro Régimen de Tributación Especial.
• Ser emisor de documentos tributarios electrónicos (DTE) del sistema de facturación gratuito del SII.
• Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo detallado en el artículo N° 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
• El Contribuyente y su Representante Legal no deben presentar situaciones pendientes con el SII, tales como: no ubicado, no declarante de impuestos o que se encuentren en situaciones de inconcurrencia a citaciones de este Servicio.
• No estar constituido como Sociedad Anónima.

Contabilidad simplificada

Este proceso es mucho más simple para las pymes debido a que permite registrar los movimientos contables de forma electrónica. La contabilidad simplificada es un régimen donde los contribuyentes deben declarar y pagar el impuesto de primera categoría y el impuesto global complementario sobre la base de sus ingresos anuales netos devengados.

Los libros que deben ser llevados en la contabilidad simplificada son los siguientes:

• Libro Caja.
• Libro de Ingreso y Egreso (contribuyentes exentos de IVA).
• Libro de Compras y Ventas (contribuyentes afectos a IVA).

A esta contabilidad pueden acogerse las personas naturales y contribuyentes que cumplan con los siguientes requisitos:

• Ser contribuyentes de primera categoría según la Ley de Impuesto a la Renta, con actividades de la industria, comercio, educación, salud, entre otras.
• Contar con capital efectivo destinado a su actividad o negocio que sea igual o inferior a dos Unidades Tributarias Anuales (UTA) al comienzo del ejercicio.
• Tener una renta que no supere a 1 UTA.
• Ser contribuyentes que tengan escaso movimiento, capitales pequeños en relación al giro, poca instrucción o se encuentren en otras circunstancias excepcionales, según la dirección regional.

También podrán acogerse a la contabilidad simplificada, los contribuyentes sujetos a los regímenes Pro Pyme General (Art. 14 D) N° 3) y Pro Pyme Transparente (Art. 14 D) N° 8).

Los contribuyentes que se dediquen al área de minerías, agentes de aduana y corredores de propiedades cuyas rentas estén clasificadas en la primera categoría no podrán acogerse.

Como dato adicional considerar que a pesar de estar sujeto a contabilidad simplificada los contribuyentes que tributan en base a renta efectiva deben cumplir con los PPM, independiente del tipo de contabilidad que lleven y de que estén acogidos al régimen de tributación simplificada para los fines de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, atendido lo dispuesto en el artículo 84 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.