¡Contextualicémonos! En febrero de 2021 el Servicio de Impuestos Internos (SII) publicó la Resolución Nº 13, que obliga a los contribuyentes a utilizar los libros auxiliares en formato digital. En complemento con lo anterior, surgió la Resolución Nº 29, que autoriza el uso del Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) para todos los empleadores que cuenten con más de 5 trabajadores.

Luego, en junio de 2023 el Diario Oficial publicó el reglamento del Registro Electrónico Laboral que presenta una serie de indicaciones para dar cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 21.327 ¿Sabías que este documento  moderniza a la Dirección del Trabajo?

A continuación te explicamos a grandes rasgos en qué consiste el Libro de Remuneraciones Electrónico, o LRE.

¿Qué es el Libro de Remuneraciones Electrónico? 

El Libro de Remuneraciones Electrónico es una plataforma electrónica que permite a los empleadores registrar las remuneraciones de sus trabajadores de manera estandarizada y mensual. Esta herramienta es esencial para las empresas debido a que permite llevar un registro de la gestión administrativa laboral.

¿Desde cuándo comienza esta obligación? 

La obligación de utilizar el Libro de remuneraciones Electrónico comenzó a regir el 1 de octubre de 2021, fecha de vigencia de la ley 21.327, que moderniza la Dirección del Trabajo, por lo que la obligación del LRE.

También puede ser voluntario para aquellos contribuyentes que efectúen la emisión retroactiva de los libros adicionales o auxiliares por movimientos que hayan sido anteriores a 2021.

¿Quiénes están obligados a llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico? 

El Código del Trabajo en su artículo 62 señala que todo empleador con cinco o más trabajadores debe llevar un libro auxiliar de remuneraciones y este debe ser timbrado por el SII. Asimismo, están obligados a emitir todos los libros en formato electrónico aquellos contribuyentes que están autorizados a llevar contabilidad electrónica y aquellos que están autorizados como emisores de libros electrónicos, incluyendo a las empresas contables.

En este reporte la empresa o faena debe documentar algunos datos como:

• El nombre y apellido del trabajador
• Su remuneración imponible
• Su remuneración no imponible
• La remuneración total

¿Cómo se accede al Registro Electrónico Laboral?

Dentro del portal web oficial de la Dirección del Trabajo (MI DT), existe un sistema llamado Registro Electrónico Laboral, y los usuarios que deseen utilizar este registro deberán ingresar con su Clave Única, la cual les permite realizar trámites en línea.

• En el caso de aquellos empleadores que sean personas naturales o empresarios individuales, será necesario que accedan utilizando la opción «Empleador Individual».
• En el caso de los empleadores que sean personas jurídicas, deberán acceder al Registro Electrónico Laboral a través de sus Representantes Laborales Electrónicos. Estos representantes son designados por las empresas para llevar a cabo sus trámites en el sitio web de la Dirección del Trabajo.

¿Qué se debe ingresar en el Registro Electrónico Laboral?

¿Qué pasa si existe indisponibilidad del servicio?

En agosto de 2023 el Diario Oficial publicó un instructivo para obtener un certificado de indisponibilidad técnica en caso de que la página de la DT se encuentre caída. ¡Guarda esta información valiosa! Para obtenerlo se debe considerar lo siguiente:

1. Ingresar con la Clave Única.
2. Seleccionar el trámite (REL) que ha presentado problemas. Esto aparece en formato de lista desplegable.
3. Ingresar el nombre o razón social, RUT del empleador y el e-mail donde se recibirá el certificado de indisponibilidad técnica.
4. La página mostrará un recuadro de observaciones o sugerencias, pero es de libre elección si se quiere indicar algo o no.
5. Y listo. Finalmente aparecerá un botón que permitirá obtener el certificado en formato PDF. Este también será enviado por correo electrónico al solicitante.

Vale mencionar que este certificado es emitido por el Departamento de Tecnologías de la Información de la DT y se recibe una vez que hayan comprobado la fecha, hora, vigencia y alcance del problema.

¡Hemos preparado una guía del Libro de Remuneraciones Electrónico especialmente para ti! Descarga la información en el siguiente formulario.

Estructura del LRE

Según indica la Dirección del Trabajo (DT) y el suplemento del Libro de Remuneraciones Electrónico, la estructura se divide principalmente por:

Requisitos del empleador para utilizar el Libro de Remuneraciones Electrónico

De acuerdo a lo dispuesto por la DT, para poder hacer uso del LRE se debe considerar lo siguiente:

• En el caso de empleadores constituidos como persona jurídica, deben tener designado un representante laboral electrónico.
• El empleador o su representante laboral electrónico deben operar con Clave Única.
• Utilizar alguna de las soluciones de carga disponibles: Carga masiva o formulario en pantalla.

Vigencia para enviar la información del LRE

La vigencia o plazo máximo para enviar la información del Libro de Remuneraciones Electrónico es el día 15 del mes calendario siguiente a aquel en que se comprobó el pago efectivo de las remuneraciones.

La jornada ordinaria es la base de cualquier relación laboral y corresponde a la que no excede las 45 horas semanales. ¡En Chile gran parte de los trabajadores la utiliza!

Duración de la jornada ordinaria

Hay dos características importantes de este tipo de jornada y son:

1. No debe exceder las 45 horas semanales.
2. Estas 45 horas semanales pueden ser distribuidas en cinco o seis días.

Distribución semanal de la jornada ordinaria

Dentro de sus limitaciones, esta jornada debe ser distribuida en no menos de cinco ni en más de seis días a la semana.

¿Cuánto es el máximo de horas extras por día?

Según señala el artículo 28 del Código del Trabajo (CT), los trabajadores dependientes pueden realizar una jornada ordinaria de hasta 10 horas por día.

Excepcionalmente, el empleador podrá extender la jornada ordinaria en los siguientes casos:

• Cuando existan situaciones de fuerza mayor o caso fortuito o,
• Se deba impedir accidentes o efectuar arreglos impostergables en las maquinarias o instalaciones.

¿La jornada ordinaria puede ser trabajada en domingos o festivos?

Debido a que el domingo y los festivos son considerados días de descanso, los empleadores no podrán administrar los días incluyendo estas fechas, a no ser que la empresa o faena esté exenta del descanso dominical.

¿Qué trabajadores quedan excluidos de la jornada ordinaria?

El CT en su artículo 22 indica que existen casos donde la limitación de la jornada no aplica para todos los trabajadores y son:

• Aquellos que presten servicios a distintos empleadores,
• Gerentes, administradores, apoderados con facultades de administración y todos aquellos que trabajen sin fiscalización superior inmediata,
• Contratados para prestar servicios en su propio hogar o en un lugar libremente elegido por ellos,
• Agentes comisionistas y de seguros,
• Vendedores viajantes,
• Deportistas profesionales,
• Cobradores y demás similares que no ejerzan sus funciones en el local del establecimiento,
• Trabajadores que se desempeñen a bordo de naves pesqueras,
• Trabajadores contratados para que presten sus servicios preferentemente fuera del lugar o sitio de funcionamiento de la empresa, mediante la utilización de medios informáticos o de telecomunicaciones.

Al ser trabajadores excluidos, el empleador no puede exigir un horario definitivo, ni puede aplicar sanciones o descuentos por el incumplimiento de jornada.

El Diario Oficial publicó la Ley Nº 21.361 que valida legalmente los documentos electrónicos laborales tales como: El finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo.

La ley agrega un nuevo inciso octavo en el artículo 162 del Código del Trabajo, el cual señala que el empleador tiene el deber de informar en el aviso de término de contrato si el pago del finiquito se hará de forma presencial o electrónica.

En el aviso el empleador debe indicar expresamente que es voluntario para el trabajador aceptar, firmar y recibir el pago en forma electrónica, optando por la actuación presencial ante un ministro de fe.

Además de lo anterior, al momento de suscribir el finiquito se tendrá que informar al trabajador que se podrá formular la reserva de derechos si así lo estima conveniente.

La ley también añade al artículo 177 del Estatuto Laboral la autorización para ratificar ante el inspector del trabajo el finiquito entregado por el empleador en el sitio web de la Dirección del Trabajo, cumpliendo con los requisitos legales y firmado digitalmente por el trabajador en el mismo sitio.

Te contamos más detalles de los documentos electrónicos laborales a continuación:

LEY NÚM. 21.361

Adecua el Código del Trabajo en materia de documentos electrónicos laborales

Teniendo presente que el H. Congreso Nacional ha dado su aprobación al siguiente proyecto de ley:

Artículo único.- Introdúcense las siguientes modificaciones en el Código del Trabajo:

1. Incorpórase en el artículo 162 el siguiente inciso octavo, nuevo, pasando los actuales incisos octavo y noveno a ser incisos noveno y final:

“El empleador deberá informar en el aviso de término del contrato si otorgará y pagará el finiquito laboral en forma presencial o electrónica, indicando expresamente que es voluntario para el trabajador aceptar, firmar y recibir el pago en forma electrónica y que siempre podrá optar por la actuación presencial ante un ministro de fe. En dicho aviso, el empleador deberá informar al trabajador que, al momento de suscribir el finiquito, si lo estima necesario podrá formular reserva de derechos.”.

2. En el artículo 177:

a) Incorpóranse los siguientes incisos tercero, cuarto, quinto, sexto y séptimo, nuevos, pasando el actual inciso tercero a ser inciso octavo, y así sucesivamente:

“Se considerará como ratificado ante el inspector del trabajo el finiquito que sea otorgado por el empleador en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo, que cumpla la normativa legal correspondiente y sea firmado electrónicamente por el trabajador en el mismo sitio. Este finiquito deberá dar cuenta, a lo menos, de la causal de terminación invocada, los pagos a que hubiere dado lugar y, en su caso, las sumas que hubieren quedado pendientes y la reserva de derechos que el trabajador hubiere formulado. Igual consideración tendrá la renuncia y el mutuo acuerdo firmados electrónicamente por el trabajador en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo.

El Director del Trabajo, mediante resolución, establecerá el procedimiento aplicable para el adecuado funcionamiento de la ratificación del finiquito, la renuncia y el mutuo acuerdo en el portal electrónico de la Dirección del Trabajo; asimismo, deberá señalar el procedimiento por el que se deberá exigir al empleador el pago y cumplimiento oportuno e íntegro de las obligaciones que de éstos emanen, así como también la regulación aplicable en caso de reserva de derechos por parte del trabajador en el finiquito electrónico.

Para estos efectos, la recepción, recaudación y, en su caso, el resguardo, de los pagos correspondientes hasta hacer entrega de los mismos al respectivo trabajador, corresponderá al Servicio de Tesorerías, o a otras entidades que se dediquen a estas actividades de acuerdo a la normativa vigente.

Asimismo, dicho servicio o entidades deberán habilitar los medios electrónicos que sean necesarios para asegurar la correcta ejecución de la transacción, sin que ello irrogue un costo para el trabajador.

Trabajador y el finiquito electrónico

La formulación de reserva de derechos por el trabajador al suscribir el finiquito no impedirá en ningún caso el pago de las sumas no disputadas, lo que deberá exigirse al empleador por la Dirección del Trabajo. La suscripción del finiquito de la forma establecida en el inciso tercero será siempre
facultativa para el trabajador.

En caso que éste rechace el finiquito electrónico otorgado por el empleador, este último se encontrará obligado a poner a disposición del trabajador el respectivo finiquito de manera presencial, dentro del plazo establecido en el inciso primero o, si hubiese expirado dicho plazo estando pendiente la suscripción electrónica del trabajador, en el plazo máximo de tres días hábiles contado desde el rechazo del trabajador.

• El trabajador que haya aceptado la suscripción del finiquito podrá consignar que se reserva el derecho a accionar judicialmente contra su ex empleador.
• El trabajador que, habiendo firmado la renuncia, el mutuo acuerdo o el finiquito, considere que ha existido a su respecto error, fuerza o dolo, podrá reclamarlo judicialmente, dentro del plazo establecido en el inciso primero del artículo 168, el que se suspenderá en la forma a que se
  refiere el inciso final del mismo artículo.”.

b) Agrégase el siguiente inciso final:

“El poder liberatorio del finiquito se restringirá sólo a aquello en que las partes concuerden expresamente y no se extenderá a los aspectos en que el consentimiento no se forme.”.

Artículo transitorio.- Esta ley entrará en vigencia en la fecha de publicación de la resolución señalada en el artículo único, la cual deberá dictarse dentro del plazo de noventa días, contado desde la publicación de esta ley.”.

Y por cuanto he tenido a bien aprobarlo y sancionarlo; por tanto, promúlguese y llévese a efecto como Ley de la República.