Los libros básicos en toda contabilidad son el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios y balances. En ese sentido, la contabilidad es la representación gráfica de los hechos económicos de una entidad y es la que refleja en todo momento la situación real económica y financiera de una empresa.

Al momento de obtener un balance y estado de resultados, este debe reflejar la situación real de la empresa al momento de la emisión del balance y estado de resultados. No podemos pensar en un balance sin antes considerar que cada hecho económico debe formar parte de él, y para ello consideramos que el libro diario es el primer libro contable que llega a alimentar un balance, pero el libro diario, por sí solo, no podría alimentar el balance, pues debe estar ordenado, clasificado y organizado de manera de que sea entendible y legible para toda persona que pretenda utilizar o leer los estados financieros.

¿De qué registra el Libro Mayor?

Sabemos que el libro diario es la representación cronológica de los hechos económicos de toda entidad, sin embargo, el solo registro cronológico de los hechos económicos, no nos permitiría apreciar la situación actual económica y financiera de la empresa, pues la contabilidad para que pueda ser comprendida por cualquier usuario, debe estar ordenada y organizada de manera tal que pueda ser leída y entendida por cualquier persona.

Es por esto, que el libro diario y libro mayor registran todos los hechos económicos, éstos luego son clasificados en cuentas de:

• Activo
• Pasivo
• Patrimonio
• Pérdidas
• Ganancias

Al clasificarse y mostrarse de forma separada, son más legibles y entendibles al usuario, ya que el libro mayor es donde se van registrando los hechos económicos de la empresa, en orden cronológico y clasificados por cuentas contables, en definitiva es el reflejo fidedigno de cada cuenta contable, de sus movimientos y saldos.

A través de la lectura, podemos comprender todos los movimientos (cargos y abonos) que ha tenido durante un periodo contable determinado una cuenta contable, sea esta, de activo, pasivo, patrimonio, pérdidas o ganancias.

Al seleccionar una cuenta contable, podremos apreciar lo que denominamos “el libro mayor” en donde podremos apreciar todos los movimientos que ha tenido una cuenta contable, sus aumentos y disminuciones, de tal manera que podamos comprender la forma en que está compuesto el saldo de cada cuenta. Los saldos reflejados en este libro de cada cuenta contable alimentan el balance y el estado de resultados de la entidad.

Obligaciones tributarias

El libro mayor forma parte de los libros contables obligatorios que todo contribuyente que se encuentre obligado a tributar en base a contabilidad completa debe llevar, no sólo para efectos de registros propios, sino que, si el Servicio de Impuestos Internos (SII) llegase a solicitar la contabilidad para efectos de fiscalización, el contribuyente deberá presentar el Balance, Estado de Resultados, Libro Diario y Libro Mayor.

Según el Servicio de Impuestos Internos (SII), un balance es el estado financiero de una empresa que permite conocer la situación general de los negocios en un momento determinado y que coinciden también con una fecha determinada. Este término es conocido, además, como balance de situación, balance de posición financiera y balance de activo y pasivo. A continuación te contamos lo que debes saber sobre el balance de 8 columnas.

¿Qué es el balance de 8 columnas?

El balance de 8 columnas es una representación de todos los movimientos de un periodo, los que luego son agrupados en saldos y finalmente clasificados en cuentas de activo, pasivo, patrimonio, pérdidas y ganancias.

Los movimientos reflejados son a nivel de totales anuales y clasificados según el plan de cuentas de cada empresa.

¿Qué movimientos se deben reflejar en un balance de 8 columnas?

El balance es el estado financiero que agrupa todos los movimientos de un periodo determinado extraídos de la contabilidad. Según las normas contables se deben registrar todos los hechos económicos sucedidos durante el periodo que se contabiliza sin excepción alguna.

¿Qué es el plan de cuentas?

El plan de cuenta es una enumeración que comprende todas las cuentas contables que pueden ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una determinada empresa. El plan debe suponer una clasificación, distribución y agrupación de cuentas de acuerdo con la realidad de la empresa, permitiendo distinguir los elementos del activo y el pasivo, clasificándolas y agrupándolas de acuerdo con la naturaleza de los elementos que la integran y de las operaciones de la empresa, separando las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de las cuentas de pérdidas y ganancias.

Según estos principios, las cuentas son ordenadas mediante la asignación de un código único y una descripción de la misma.

¿Cómo se presenta un balance de 8 columnas?

El balance de 8 columnas se representa como un recuadro, indicando en la primera columna el código y nombre de la cuenta (también pueden ir separados en 2 columnas) luego vienen las 8 columnas restantes en donde se informan:

Obligaciones tributarias del balance

El balance de 8 columnas forma parte de la contabilidad completa de todo contribuyente, por tanto, es obligación presentarlo junto con el libro diario y el libro mayor correspondiente a cada año tributario en caso de algún requerimiento de antecedentes por parte del SII.

Adicionalmente, los grandes contribuyentes y aquellos incorporados en la nómina de la Dirección de Grandes contribuyentes del SII, según la clasificación dada en el sitio personal del organismo deberán subir el balance de 8 columnas de cada año tributario mediante la Declaración Jurada 1847 la cual tiene un plazo de presentación hasta el 30 de junio de cada año