La contabilidad es un registro donde se deben incorporar cronológicamente todos los hechos económicos de la empresa, que termina en reportes contables llamados Estados Financieros. Según las normas internacionales de información financiera (NIIF), los Estados Financieros deben reflejar en todo momento y en forma fidedigna la situación económica y financiera de la empresa, debiendo ser legibles y entendibles para cualquier usuario que requiera esa información.

Por lo anterior, toma relevancia el llamado Plan de Cuentas, dado que es la identificación de todas las cuentas contables que va a utilizar una empresa para sus registros contables, en el plan de cuentas se desglosan todas las cuentas que la empresa utilizará, tanto de Activo, Pasivo, Patrimonio, Costos, Gastos, e Ingresos, también existen cuentas mixtas (que pueden tener más de alguna clasificación, según el saldo que tengan) tales como, corrección monetaria, diferencias de cambio, cuentas de ajustes, de provisión, de impuestos diferidos, entre otros.

¿Cómo establecer el Plan de Cuentas?

Dada la importancia que tiene el hecho de identificar, antes de iniciar la contabilidad, todas las cuentas contables que una empresa utilizará, es que al momento de definirlo, se debe tener en consideración, las actividades que desarrollará la empresa, las inversiones que realizará, como se diferenciaran sus centros de costos, como se distribuirán sus gastos y cuáles serán sus principales fuentes de ingresos.

Cuentas de Activos

En las cuentas de activos encontraremos todas las cuentas relacionadas con los bienes y derechos que serán de propiedad de la empresa tanto para el desarrollo de su actividad, como para su venta, enajenación o prestación de servicios.

Es así como en las cuentas de activo, encontramos en primer lugar los llamados activos corrientes, entre los que encontramos cuentas tales como, Disponible, Depósitos a plazo, Valores negociables, Instrumentos derivados, Pactos Retrocompra-Retroventa, Inversiones en el Exterior, Deudores por venta, neto (excluye deudores por leasing), Deudores por Leasing, Documentos por cobrar, Deudores varios, Documentos y cuentas por cobrar empresas relacionadas situadas en Chile (cuenta corriente mercantil), Documentos y cuentas por cobrar empresas relacionadas situadas en el Extranjero (cuenta corriente mercantil), Existencias, Activos Biológicos, Existencias en Tránsito, IVA Crédito Fiscal, Impuestos por recuperar, Créditos por Donaciones, Otros Créditos por recuperar, Gastos Anticipados, Impuesto Diferido, Bienes entregados en leasing, y Otros activos corrientes.

Activos no corrientes

En segundo lugar encontramos las cuentas que se clasifican como Activos No Corrientes, tales como, Propiedad Planta y Equipos y Otros  (excepto bienes entregados en Leasing), Terrenos, Construcción y obras de infraestructura, Maquinarias y equipos, Muebles y útiles, Equipos Computacionales y similares, Automóviles, Vehículos, Barcos y Aviones, Propiedades de Inversión, Software, Concesiones, Obras en Ejecución, Activos en Leasing, Depreciación Acumulada (excepto Automóviles y Activos en Leasing), Depreciación Acumulada Automóviles, Depreciación Acumulada Activos en Leasing, y Otros Bienes Propiedad Planta y Equipo.

Otros Activos No Corrientes

Por último, hay cuentas clasificadas también como Otros Activos No Corrientes, entre las que encontramos, Inversiones en empresas relacionadas, Menor valor de inversiones (Plusvalías, Goodwill), Mayor valor de inversiones (Minusvalías, Badwill), Cuenta Particular Socio, Inversiones en otras sociedades en Chile, Inversiones en otras sociedades en el extranjero, Cuenta en participación, Inversión en Agencias, Deudores a largo plazo, Anticipo y préstamos a los empleados, Anticipo a proveedores, Gastos pagados por anticipado, Gastos de Investigación y Desarrollo, Gastos Diferidos, Menor Valor en Colocación de bonos, Intereses Diferidos por Leasing, Otros Intereses Diferidos, Garantías, Impuestos diferidos, Intangibles distintos a la Plusvalía (neto), Posición de Cambio, Intereses Suspendidos, Cuentas de Orden de Activos, y Otros Activos No Corrientes.

Pasivo y patrimonio

En las cuentas de pasivo y patrimonio, encontramos otras clasificaciones. es así como en primer lugar están los Pasivos Corrientes, entre los que encontramos las siguientes cuentas contables, Obligaciones con bancos e instituciones financieras, Obligaciones con el público (Bonos Emitidos), Obligaciones por Leasing, Instrumentos derivados, Fondo Opción de Compra por Pagar (Leasing), Cuentas por pagar, Proveedores por Pagar, Acreedores varios, Documentos por pagar, Dividendos por pagar, Documentos y cuentas por pagar empresas relacionadas situadas en Chile (cuenta corriente mercantil), Documentos y cuentas por pagar empresas relacionadas situadas en el Extranjero (cuenta corriente mercantil), Provisión de Indemnización, Provisiones por Vacaciones, por Bonos y por otros Beneficios a los Empleados, Otras Provisiones, Retenciones por Pagar, IVA Débito Fiscal, Impuesto a la renta por Pagar, Otros Impuestos por Pagar, Ingresos percibidos por adelantado, Anticipo de Clientes, y Otros pasivos Corrientes.

Pasivos no corrientes

En segundo lugar identificamos las cuentas contables que se clasifican como Pasivos No Corrientes, entre las que encontramos principalmente, Obligaciones con bancos e instituciones financieras, Obligaciones con el público (Bonos Emitidos), Documentos por pagar largo plazo, Acreedores varios largo plazo, Provisiones, Impuestos diferidos, Cuentas de Orden de Pasivos, y Otros pasivos NO Corrientes.

Patrimonio

Por último, debemos identificar las cuentas contables de Patrimonio, entre las que encontramos, Capital pagado, Reserva revalorización capital, Sobreprecio en venta de acciones propias, Otras reservas, Reservas futuros dividendos, Utilidades acumuladas, Pérdidas acumuladas, Dividendos provisorios, Cuenta Obligada Socio, Reserva Ajuste IFRS por 1a Aplicación, Reserva Ajuste IFRS, Valor Mercado Instrumentos Derivados de Cobertura acogidos Ley 20.544, Valor Mercado Instrumentos Derivados de Cobertura No acogidos Ley 20.544, y Otros ajustes patrimoniales.

Cuentas contables de resultado

Finalmente, para terminar de definir la estructura inicial del plan de cuentas, debemos identificar las cuentas contables de resultado (ingresos y gastos), entre las que encontramos, Ingresos de explotación, Costos de explotación , Gastos de administración y ventas , Ingresos de explotación con partes relacionadas del exterior, Costos de explotación con relacionados del exterior, Gastos de administración y ventas con relacionados del exterior, Resultado Fuera De Explotación, Ingresos financieros, Utilidad (pérdida) inversiones empresas relacionadas, Otros ingresos fuera de la explotación, Gastos financieros con empresas relacionadas, Gastos financieros con empresas no relacionadas, Resultado por Instrumentos Derivados, Ingresos financieros con partes relacionadas del exterior, Gastos financieros con partes relacionadas del exterior, Intereses percibidos o devengado con partes relacionadas del exterior, Intereses pagados o adeudados con partes relacionadas del exterior, Depreciación, Deterioros, Amortización Intangibles distintos a las Plusvalías, Amortización menor valor de inversiones (Goodwill), entre otros.

Una vez que hemos definido las cuentas principales de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y gastos, podemos identificar cuentas que son subclasificaciones de las cuentas principales definidas, llamadas sub-cuentas contables, que también forman parte del Plan de Cuentas y permiten reflejar la información un poco más detallada y depurada para el usuario de los Estados financieros, las sub-cuentas contables más conocidas en los planes de cuentas, encontramos por el lado de las sub-cuentas de activo, las siguientes:

Corrección monetaria de las acciones de sociedades anónimas (SPA, FIP)  Art. 41 inciso 1 N°8, Corrección monetaria de los aportes en sociedades de personas. Art. 41 inciso 1 N°9, Corrección monetaria bonos, pagares y otros activos financieros, Interés a valor tributario por activos financieros, Dividendos o Retiros percibidos contabilizados en ingresos según registros contables, Ajuste por Valor Mercado de Fondos Mutuos, Ajuste por Valor Mercado otros instrumentos Financieros , Deterioro por activos financieros, Ajuste tasa efectiva por activos financieros, Resultado por Enajenación activos financieros según registros contables, Resultado por Enajenación activos financieros a valor tributario, Otros agregados al resultado tributario por activos financieros, Otros deducidos al resultado tributario por activos financieros, Valor mercado instrumentos derivados NO acogidos Ley 20.544, Valor mercado instrumentos derivados registrados en patrimonio acogidos Ley 20.544, Ineficacia por Instrumentos derivados, entre otros.

Entre las sub-cuentas principales de pasivo y patrimonio, encontramos principalmente, Por Otros pasivos financieros, corrientes, Ajuste tasa efectiva en obligaciones con bancos, Gastos diferidos por obligaciones con bancos, Menor Valor en Colocación de Bonos, Corrección monetaria Menor Valor Bonos, Amortización Menor Valor Bonos, Gastos diferidos por Colocación de Bonos, Corrección monetaria Gastos Diferidos por Colocación de Bonos, Amortización Gastos diferidos por Colocación de Bonos, Ajuste a Valor de Mercado por Bonos emitidos , Intereses Financieros por Bonos Emitidos, Intereses a Valor Tributario por Bonos Emitidos, Otros agregados al resultado tributario por bonos emitidos, Otros deducciones al resultado tributario por bonos emitidos, Por Impuesto a la Renta e Impuesto Diferido, Provisión Impuesto Renta 1a Categoría, Provisión Impuesto Único Artículo 21 (40%), Provisión Impuesto a la actividad Minera, Provisión Impuesto Único Empresa Estatal, Impuesto Diferido , Otras Provisiones por Impuestos, Por Provisiones Corrientes y No Corrientes por Beneficios a los Empleados, Provisión Vacaciones , Provisión Gratificaciones, Indemnización años de Servicios  Valor Financiero, Indemnización años de Servicios  Valor Tributario, Provisión por Bonos Metas, Bono Eficiencia, entre otros.

Finalmente, podemos indicar algunas sub-cuentas de resultados, tales como, Por Contratos de construcción, Resultado por contrato de Promesa de Venta según registro contable, Resultado por contrato de Suma Alzada según registro contable, Resultado por contrato de Obra de uso público según registro contable, Resultado por contrato de Promesa de Venta a valor tributario, Resultado por contrato de Suma Alzada a valor tributario, Resultado por contrato de Obra de uso público a valor tributario, Otros agregados al resultado tributario por contratos de construcción, Otras deducciones al resultado tributario por contrato de construcción, Por Ingreso NO renta (INR), INR por enajenación de instrumentos de deuda de oferta pública Art.104 LIR , INR por enajenación de valores Art.107 LIR , INR provenientes de la explotación de bienes raíces no agrícolas D.F.L.N°2, Costo Directo INR por enajenación de instrumentos de deuda de oferta pública Art.104 LIR, entre otros.

Uso del plan de cuentas

Una vez definido el plan de cuentas, incorporando las cuentas contables y las sub-cuentas contables, se deben cargar en el sistema de contabilidad y definir los criterios de contabilización y tratamiento financiero de cada cuenta o sub-cuenta. Luego en cada contabilización el asistente contable deberá extraer del plan de cuentas la que le corresponda según el tipo de asiento que se registre, y así sucesivamente al registrar todos los hechos económicos de la empresa en la contabilidad de la misma.