El libro de compras y ventas es un libro obligatorio para los contribuyentes afectos al Impuesto al Valor Agregado, en el que se deberá llevar un registro cronológico de las compras y ventas y ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.

El Registro de Compras y Ventas es un sistema que el Servicio de Impuestos Internos pone a disposición de los contribuyentes y reemplazó a los Libros de Compras y Ventas tradicionales. Está compuesto por el Registro de Compras y el Registro de Ventas y tiene como finalidad respaldar las operaciones afectas, exentas y no afectas a IVA efectuadas, permitiendo controlar el Impuesto al Valor Agregado.

El Servicio de Impuestos Internos de forma automática y sistematizada, tiene la finalidad de respaldar las operaciones del contribuyente, permitiendo así tener el detalle de la información del Impuesto al Valor Agregado que es el impuesto que se declara mensualmente en el Formulario 29, permitiendo que tenga una función de asistente para asignar los datos de facturas de compra y facturas de venta de manera automática.

Documentos del Registro de Compras y Ventas

Este registro de compra venta se construye automáticamente con los documentos tributarios electrónicos que sean recibidos por el Servicio de Impuestos Internos. Se registra de acuerdo a lo que indique el documento tributario electrónico registrándolo como movimiento del giro por defecto. Esto aplica para el emisor como el comprador.

En el registro de ventas se debe indicar si el documento tributario electrónico corresponde a un documento del giro, o en su caso correspondiente a activo fijo o bien raíz; el emisor no puede modificar el tipo de venta en el Registro de Venta una vez que el documento tributario electrónico haya sido emitido.

El registro de compra contiene todas las compras que ha realizado con documentos tributarios electrónicos las que, para facilitar su declaración, se clasifican automáticamente como “del giro”. Esto significa que el total del crédito fiscal asociado a dichos documentos se incorpora en su Declaración de IVA para el cálculo del monto a pagar en el caso que corresponda, el receptor tiene la capacidad de modificar el tipo de compras.

Cuando se emite la factura uno tiene que detallar la información del documento, sea del giro, activo fijo u otro tipo de venta para así concretar el registro de venta.  Si no se especifica algún detalle se asignará por defecto el tipo del registro de la venta como del giro.

Si llega una factura asociada al giro y en realidad es una factura asociada a una compra de un activo fijo entonces el receptor podrá ingresar al registro de compras y podrá modificar la caracterización.

Estas modificaciones ayudan a que los registros sean transportados a las líneas correspondientes del Formulario 29, manteniendo la información clara y precisa en los códigos.

Categorías de los documentos tributarios electrónicos en los registros de compras y ventas

Categorías del impuesto al valor agregado dentro del registro de compras y ventas

Caracterizar un documento es importante porque detallar la información del registro de compra será clave para que la declaración de impuestos sea enviada con la información exacta. Tanto el impuesto mensual como el impuesto a la renta se relaciona.

El registro de compras mantiene una información que llega en forma general si es que no se identifica oportunamente. Es decir, todo se considera del giro y será necesario modificarlo para que sea distribuido en las filas correctas del Formulario 29.

Si se deja todo genérico y no se realizan los detalles entonces es probable que se deban corregir en el futuro. Hay que clasificar bien, lo más preciso posible. Evitar hacer trámites adicionales que perjudiquen el desempeño de su trabajo.

En caso de no tener ventas o compras en el periodo, de todas formas, se debe de realizar la declaración correspondiente a su formulario 29, el cual reconocerá de manera automática la inexistencia de facturas de compras o de ventas durante el periodo.

Cabe reconocer que el registro de compras y ventas no arrastra de manera automática el remanente de crédito fiscal, esta función sigue realizadosé de manera exclusiva en el formulario 29, por lo tanto, la no declaración de este formulario no reconocerá el remanente acumulado.

Certificado digital para el libro de compras y ventas

Para ingresar al registro de compras y ventas del servicio, no existe la necesidad de poseer un certificado digital, ya que, únicamente con el Rut y clave de una empresa o persona se puede acceder a su registro de compras y ventas. Pero para la emisión de documentos electrónicos mediante la plataforma del servicio de impuestos internos es necesario poseer este certificado digital. Este certificado también es necesario para la revisión de los documentos de manera más detallada, permitiéndole tener acceso a los documentos de respaldo en PDF de las facturas recibidas.

Quienes no deben llevar este registro

Estarán eximidos de llevar el Libro de Compras y Ventas los contribuyentes no sujetos al sistema de facturación electrónica, o que emitan otro tipo de documentos tributarios electrónicos que no requieren ser enviados al Servicio de Impuestos Internos, tales como boletas, vouchers u otros, siempre que la información relativa a sus ventas y prestaciones de servicios, la complementen en el Registro de Ventas informando los Resúmenes correspondientes.

Como acceder a su registro de compras y ventas

Registro de Compras y Ventas con el Sistema de Contabilidad Edig

El Sistema de Contabilidad Edig permite realizar la centralización de las compras y ventas en forma masiva.

La empresa debe tener un plan de cuentas creado para poder utilizar el Registro de Compras y Ventas.

Características más frecuentes para la centralización de compras y ventas

Contabilidad completa y contabilidad simplificada

Toda empresa o negocio debería tener una administración financiera adecuada para tener control de los aspectos económicos que involucran. Es por eso que la contabilidad completa o la contabilidad simplificada juegan un rol tan importante dentro de estas actividades debido a que pueden organizar eficientemente la información, los movimientos y el monitoreo de los procesos.

Contabilidad completa

Es aquella contabilidad que comprende los libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, independiente de los libros auxiliares que exija la ley, tales como Libro de Ventas Diarias, de Remuneraciones, de Impuestos Retenidos, etc.

En palabras más simples, esta contabilidad facilita el cumplimiento tributario para las empresas de menor tamaño que tributan con este sistema y que cumplen con los requisitos necesarios para operar.

El Servicio de Impuestos Internos indica que deben llevar contabilidad completa aquellos que estén obligados a tributar en base a Renta Efectiva, demostrada con contabilidad fidedigna y que no hayan obtenido autorización para llevar una contabilidad simplificada, conforme a lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley de Impuesto a la Renta.

Los requisitos para acogerse a esta contabilidad son:

• Poseer Inicio de Actividades vigente.
• No estar acogido al Régimen de Tributación Simplificada (Art. 14 Ter).
• No estar acogido a otro Régimen de Tributación Especial.
• Ser emisor de documentos tributarios electrónicos (DTE) del sistema de facturación gratuito del SII.
• Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo detallado en el artículo N° 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
• El Contribuyente y su Representante Legal no deben presentar situaciones pendientes con el SII, tales como: no ubicado, no declarante de impuestos o que se encuentren en situaciones de inconcurrencia a citaciones de este Servicio.
• No estar constituido como Sociedad Anónima.

Contabilidad simplificada

Este proceso es mucho más simple para las pymes debido a que permite registrar los movimientos contables de forma electrónica. La contabilidad simplificada es un régimen donde los contribuyentes deben declarar y pagar el impuesto de primera categoría y el impuesto global complementario sobre la base de sus ingresos anuales netos devengados.

Los libros que deben ser llevados en la contabilidad simplificada son los siguientes:

• Libro Caja.
• Libro de Ingreso y Egreso (contribuyentes exentos de IVA).
• Libro de Compras y Ventas (contribuyentes afectos a IVA).

A esta contabilidad pueden acogerse las personas naturales y contribuyentes que cumplan con los siguientes requisitos:

• Ser contribuyentes de primera categoría según la Ley de Impuesto a la Renta, con actividades de la industria, comercio, educación, salud, entre otras.
• Contar con capital efectivo destinado a su actividad o negocio que sea igual o inferior a dos Unidades Tributarias Anuales (UTA) al comienzo del ejercicio.
• Tener una renta que no supere a 1 UTA.
• Ser contribuyentes que tengan escaso movimiento, capitales pequeños en relación al giro, poca instrucción o se encuentren en otras circunstancias excepcionales, según la dirección regional.

También podrán acogerse a la contabilidad simplificada, los contribuyentes sujetos a los regímenes Pro Pyme General (Art. 14 D) N° 3) y Pro Pyme Transparente (Art. 14 D) N° 8).

Los contribuyentes que se dediquen al área de minerías, agentes de aduana y corredores de propiedades cuyas rentas estén clasificadas en la primera categoría no podrán acogerse.

Como dato adicional considerar que a pesar de estar sujeto a contabilidad simplificada los contribuyentes que tributan en base a renta efectiva deben cumplir con los PPM, independiente del tipo de contabilidad que lleven y de que estén acogidos al régimen de tributación simplificada para los fines de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, atendido lo dispuesto en el artículo 84 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.