Los libros básicos en toda contabilidad son el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios y balances. En ese sentido, la contabilidad es la representación gráfica de los hechos económicos de una entidad y es la que refleja en todo momento la situación real económica y financiera de una empresa.

Al momento de obtener un balance y estado de resultados, este debe reflejar la situación real de la empresa al momento de la emisión del balance y estado de resultados. No podemos pensar en un balance sin antes considerar que cada hecho económico debe formar parte de él, y para ello consideramos que el libro diario es el primer libro contable que llega a alimentar un balance, pero el libro diario, por sí solo, no podría alimentar el balance, pues debe estar ordenado, clasificado y organizado de manera de que sea entendible y legible para toda persona que pretenda utilizar o leer los estados financieros.

¿De qué registra el Libro Mayor?

Sabemos que el libro diario es la representación cronológica de los hechos económicos de toda entidad, sin embargo, el solo registro cronológico de los hechos económicos, no nos permitiría apreciar la situación actual económica y financiera de la empresa, pues la contabilidad para que pueda ser comprendida por cualquier usuario, debe estar ordenada y organizada de manera tal que pueda ser leída y entendida por cualquier persona.

Es por esto, que el libro diario y libro mayor registran todos los hechos económicos, éstos luego son clasificados en cuentas de:

• Activo
• Pasivo
• Patrimonio
• Pérdidas
• Ganancias

Al clasificarse y mostrarse de forma separada, son más legibles y entendibles al usuario, ya que el libro mayor es donde se van registrando los hechos económicos de la empresa, en orden cronológico y clasificados por cuentas contables, en definitiva es el reflejo fidedigno de cada cuenta contable, de sus movimientos y saldos.

A través de la lectura, podemos comprender todos los movimientos (cargos y abonos) que ha tenido durante un periodo contable determinado una cuenta contable, sea esta, de activo, pasivo, patrimonio, pérdidas o ganancias.

Al seleccionar una cuenta contable, podremos apreciar lo que denominamos “el libro mayor” en donde podremos apreciar todos los movimientos que ha tenido una cuenta contable, sus aumentos y disminuciones, de tal manera que podamos comprender la forma en que está compuesto el saldo de cada cuenta. Los saldos reflejados en este libro de cada cuenta contable alimentan el balance y el estado de resultados de la entidad.

Obligaciones tributarias

El libro mayor forma parte de los libros contables obligatorios que todo contribuyente que se encuentre obligado a tributar en base a contabilidad completa debe llevar, no sólo para efectos de registros propios, sino que, si el Servicio de Impuestos Internos (SII) llegase a solicitar la contabilidad para efectos de fiscalización, el contribuyente deberá presentar el Balance, Estado de Resultados, Libro Diario y Libro Mayor.

La contabilidad es un registro en orden cronológico de todos los hechos económicos que afectan a la empresa y uno de sus fines es que refleje, en todo momento, la situación real, económica y financiera de esta. Los hechos económicos se registran a través de “asientos contables”, los cuales cumpliendo los principios de la partida doble son el punto inicial de los registros contables de una entidad. Los asientos contables se van registrando en el Libro Diario, que constituye el primer libro contable básico de toda entidad.

Libros necesarios para toda contabilidad

Los libros contables mínimos que debería tener toda contabilidad son:

• El Libro Diario,
• Libro Mayor,
• Balance,
• Estado de Resultados.

Existen otros libros auxiliares y otros libros que forman parte de los Estados Financieros, sin embargo, los libros mencionados son los mínimos que debe tener toda contabilidad.

El Libro Diario

Todos los hechos económicos que suceden en una entidad se registran por medio de asientos contables y una vez que se ha ingresado un asiento contable en los registros, éste alimenta un libro llamado “Libro Diario”.

En este libro se van registrando cronológicamente los asientos contables, conformando de esta manera el libro diario, el cual refleja todos los movimientos contables en el orden que fueron sucediendo durante un periodo determinado, en nuestro país un periodo contable normal va desde el 01 de enero al 31 de diciembre de cada año.

Por su parte el Libro Diario alimenta otro libro contable llamado Libro Mayor, éste último alimenta finalmente el Balance y Estado de Resultados, conformando así la contabilidad completa de la entidad.

Obligaciones Tributarias

De acuerdo a nuestra legislación tributaria, el libro diario forma parte de los libros obligatorios para todo contribuyente que se encuentre obligado a tributar con Renta Efectiva según Contabilidad Completa (según el régimen tributario al que pertenezca), pues todo contribuyente que tributa en Renta Efectiva con Contabilidad Completa deberá presentar al Servicio de Impuestos Internos (SII) para acreditar la veracidad de sus declaraciones de impuestos el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Balance, los cuales deben encontrarse impresos en hojas foliadas y autorizadas por el SII, además de ir firmados por el contador de la empresa y por el representante legal informado en el organismo.