¡Contextualicémonos! En febrero de 2021 el Servicio de Impuestos Internos (SII) publicó la Resolución Nº 13, que obliga a los contribuyentes a utilizar los libros auxiliares en formato digital. En complemento con lo anterior, surgió la Resolución Nº 29, que autoriza el uso del Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) para todos los empleadores que cuenten con más de 5 trabajadores.
Luego, en junio de 2023 el Diario Oficial publicó el reglamento del Registro Electrónico Laboral que presenta una serie de indicaciones para dar cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 21.327 ¿Sabías que este documento moderniza a la Dirección del Trabajo?
A continuación te explicamos a grandes rasgos en qué consiste el Libro de Remuneraciones Electrónico, o LRE.
Índice Libro de Remuneraciones Electrónico
- ¿Qué es el Libro de Remuneraciones Electrónico?
- ¿Desde cuándo comienza esta obligación?
- ¿Quiénes están obligados a llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico?
- ¿Cómo se accede al Registro Electrónico Laboral?
- ¿Qué se debe ingresar en el Registro Electrónico Laboral?
- ¿Qué pasa si existe indisponibilidad del servicio?
- Estructura del LRE
- Requisitos del empleador para utilizar el Libro de Remuneraciones Electrónico
- Vigencia para enviar la información del LRE
¿Qué es el Libro de Remuneraciones Electrónico?
El Libro de Remuneraciones Electrónico es una plataforma electrónica que permite a los empleadores registrar las remuneraciones de sus trabajadores de manera estandarizada y mensual. Esta herramienta es esencial para las empresas debido a que permite llevar un registro de la gestión administrativa laboral.
¿Desde cuándo comienza esta obligación?
La obligación de utilizar el Libro de remuneraciones Electrónico comenzó a regir el 1 de octubre de 2021, fecha de vigencia de la ley 21.327, que moderniza la Dirección del Trabajo, por lo que la obligación del LRE.
También puede ser voluntario para aquellos contribuyentes que efectúen la emisión retroactiva de los libros adicionales o auxiliares por movimientos que hayan sido anteriores a 2021.
¿Quiénes están obligados a llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico?
El Código del Trabajo en su artículo 62 señala que todo empleador con cinco o más trabajadores debe llevar un libro auxiliar de remuneraciones y este debe ser timbrado por el SII. Asimismo, están obligados a emitir todos los libros en formato electrónico aquellos contribuyentes que están autorizados a llevar contabilidad electrónica y aquellos que están autorizados como emisores de libros electrónicos, incluyendo a las empresas contables.
En este reporte la empresa o faena debe documentar algunos datos como:
- El nombre y apellido del trabajador
- Su remuneración imponible
- Su remuneración no imponible
- La remuneración total
¿Cómo se accede al Registro Electrónico Laboral?
Dentro del portal web oficial de la Dirección del Trabajo (MI DT), existe un sistema llamado Registro Electrónico Laboral, y los usuarios que deseen utilizar este registro deberán ingresar con su Clave Única, la cual les permite realizar trámites en línea.
- En el caso de aquellos empleadores que sean personas naturales o empresarios individuales, será necesario que accedan utilizando la opción «Empleador Individual».
- En el caso de los empleadores que sean personas jurídicas, deberán acceder al Registro Electrónico Laboral a través de sus Representantes Laborales Electrónicos. Estos representantes son designados por las empresas para llevar a cabo sus trámites en el sitio web de la Dirección del Trabajo.
¿Qué se debe ingresar en el Registro Electrónico Laboral?
Contrato de trabajo
Esto no excluye la responsabilidad de los empleadores de registrar información adicional si la legislación así lo requiere.
Modificaciones al contrato de trabajo
Terminaciones de contrato de trabajo
a) Individualización de las partes.
b) Fecha de inicio de la relación laboral.
c) Fecha de término de la relación laboral.
d) Fecha y forma de notificación de término, si corresponde.
e) Causal de término invocada.
¿Qué pasa si existe indisponibilidad del servicio?
En agosto de 2023 el Diario Oficial publicó un instructivo para obtener un certificado de indisponibilidad técnica en caso de que la página de la DT se encuentre caída. ¡Guarda esta información valiosa! Para obtenerlo se debe considerar lo siguiente:
- Ingresar con la Clave Única.
- Seleccionar el trámite (REL) que ha presentado problemas. Esto aparece en formato de lista desplegable.
- Ingresar el nombre o razón social, RUT del empleador y el e-mail donde se recibirá el certificado de indisponibilidad técnica.
- La página mostrará un recuadro de observaciones o sugerencias, pero es de libre elección si se quiere indicar algo o no.
- Y listo. Finalmente aparecerá un botón que permitirá obtener el certificado en formato PDF. Este también será enviado por correo electrónico al solicitante.
Vale mencionar que este certificado es emitido por el Departamento de Tecnologías de la Información de la DT y se recibe una vez que hayan comprobado la fecha, hora, vigencia y alcance del problema.
¡Hemos preparado una guía del Libro de Remuneraciones Electrónico especialmente para ti! Descarga la información en el siguiente formulario.
Estructura del LRE
Según indica la Dirección del Trabajo (DT) y el suplemento del Libro de Remuneraciones Electrónico, la estructura se divide principalmente por:
Datos de identificación del trabajador
Se debe indicar la naturaleza del contrato y las condiciones generales de prestación de los servicios.
Algunos datos incluyen:
Rut del trabajador, fecha de inicio del contrato, fecha de término del contrato, causal de despido, región de prestación de servicios, entre otros.
Haberes
Se deben señalar todas las remuneraciones pagadas a cada trabajador, desagregadas al menos con base en los siguientes criterios: Imponible y Tributable, Imponible y No Tributable, No Imponible Ni Tributable, No imponible y Tributable.
Algunos datos incluyen:
Sueldo, Sobresueldo, Comisiones (Mensual), Semana Corrida, entre otros.
Descuentos
Se deben informar todos los descuentos que afecten las remuneraciones del período, ya sean descuentos legales o voluntarios.
Algunos datos incluyen:
Cotización obligatoria previsional (AFP o IPS), Cotización obligatoria salud 7%, Cotización voluntaria para salud, Cotización AFC -Trabajador, entre otros.
Aportes del empleador
El empleador debe informar aquellos montos de la seguridad social y que son de su cargo. (No se deducen de la remuneración del trabajador).
Algunos datos incluyen:
Aporte AFC -empleador, Aporte empleador seguro accidentes del trabajo y Ley SANNA, Aporte empleador indemnización a todo evento, Aporte adicional trabajo pesado- empleador entre otros.
Totales
Se deben informar los resultados totales de la remuneración pagada (bruta y líquida). De acuerdo a la DT, también se consignarán el total de los impuestos, junto a los descuentos y aportes del empleador.
Algunos datos incluyen:
a) Haberes:
Total de: haberes imponibles y tributables, haberes imponibles y no tributables, haberes no imponibles y no tributables, haberes no imponibles y tributables.
b) Descuentos:
Total descuentos: Descuentos impuestos a las remuneraciones, descuentos por cotizaciones del trabajador y otros.
c) Aportes:
Total aportes empleador.
d) Otros resultados totales:
Total líquido, indemnizaciones, indemnizaciones tributables y no tributables.
Requisitos del empleador para utilizar el Libro de Remuneraciones Electrónico
De acuerdo a lo dispuesto por la DT, para poder hacer uso del LRE se debe considerar lo siguiente:
- En el caso de empleadores constituidos como persona jurídica, deben tener designado un representante laboral electrónico.
- El empleador o su representante laboral electrónico deben operar con Clave Única.
- Utilizar alguna de las soluciones de carga disponibles: Carga masiva o formulario en pantalla.
Vigencia para enviar la información del LRE
La vigencia o plazo máximo para enviar la información del Libro de Remuneraciones Electrónico es el día 15 del mes calendario siguiente a aquel en que se comprobó el pago efectivo de las remuneraciones.
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