¿Sabías que para que la nota de débito sea considerada como un documento tributario válido, debe cumplir con ciertos requisitos formales establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII)? Entre estos requisitos se encuentran la identificación del emisor y receptor, la descripción clara de los conceptos que generan el aumento del débito, el monto a pagar y la fecha de emisión, entre otros.

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¿Qué es la nota de débito?

La nota de débito es un documento tributario que se debe utilizar para documentar principalmente los aumentos del débito fiscal que se ha generado por una factura electrónica o por una boleta electrónica, entre otras situaciones la nota de débito se utiliza cuando existen diferencias de precio, intereses, reajustes y gastos de financiamiento por operaciones a plazo, intereses moratorios, diferencias por facturación indebida de un débito fiscal inferior al que corresponda, y adicionalmente se utilizan para anular el efecto que se produce total o parcialmente por una nota de crédito emitida con anterioridad.

Actualmente la nota de débito debe ser emitida únicamente en formato electrónico, su otorgamiento constituye un débito fiscal de IVA para el emisor de la nota de débito.

Caso especial de recuperación de fletes en caso de devoluciones de venta

Cuando una empresa efectúa una venta afecta en que se pacte la entrega de la mercadería en el domicilio del cliente comprador, o en otro distinto al del vendedor, el importe del flete que cobre el vendedor, sea que éste se efectúe con vehículos propios o de terceros, se encuentra afecto a IVA, debiendo por consiguiente, facturarse igual que una venta gravada.

Cuando un cliente, por diversas razones, devuelva todo o parte de la mercadería facturada y despachada por el vendedor, éste último emitirá una nota de crédito en que se debe desglosar el valor neto y el IVA correspondiente a dicha devolución.

Si el vendedor cobra al cliente comprador una suma por concepto de recuperación del flete que él tuvo que pagar a terceros, con motivo de dicha devolución el vendedor deberá emitir una factura electrónica de venta o una nota de débito electrónica, recargando en dicho documento el 19% de IVA, impuesto que pasará a formar parte del crédito fiscal del cliente comprador que efectuó la devolución de los bienes.

El debito fiscal IVA recargado en las respectivas notas de débito emitidas por los contribuyentes deberá sumarse al débito fiscal declarado por los contribuyentes en el respectivo formulario 29 de declaración y pago simultaneo de IVA, como asimismo, el valor neto de una nota de débito deberá adicionarse a la base imponible de los pagos provisionales mensuales (PPM) a pagar por el contribuyente.

Regulación legal

La nota de crédito esta mencionada en el Decreto Ley 825 del año 1974, específicamente en los artículos 24, 54, 56 y 57, adicionalmente el Servicio de Impuestos Internos ha regulado su emisión mediante la Circular 36 y 134, ambas del año 1975 y luego mediante la Circular 54 del año 2006.

Las sanciones por la emisión indebida de una o varias notas de débito, se encuentran establecidas en el articulo 97 del Código Tributario, entre los que encontramos:

a) No emisión de nota de débito en los casos en que debe emitirse:

La emisión de notas de debito es obligatoria según nuestra legislación tributaria, por tanto, en caso de no emitirse una nota de debito, o en caso de emitirse una nota de debito por el monto que debe emitirse, sino, por uno menor (fraccionamiento), se encuentra sancionado por el Código Tributario en el numeral 10 del articulo 97, el cual señala:

10°.-

El no otorgamiento de guías de despacho de facturas, notas de débito, notas de crédito o boletas en los casos y en la forma exigidos por las leyes, el uso de boletas no autorizadas o de facturas, notas de débito, notas de crédito o guías de despacho sin el timbre correspondiente, el fraccionamiento del monto de las ventas o el de otras operaciones para eludir el otorgamiento de boletas, con multa del cincuenta por ciento al quinientos por ciento del monto de la operación, con un mínimo de 2 unidades tributarias mensuales y un máximo de 40 unidades tributarias anuales.

En el caso de las infracciones señaladas en el inciso primero, éstas deberán ser, además, sancionadas con clausura de hasta 20 días de la oficina, estudio, establecimiento o sucursal en que hubiere cometido la infracción.

La reiteración de las infracciones señaladas en el inciso primero se sancionará además con presidio o relegación menor en su grado máximo. Para estos efectos se entenderá que hay reiteración cuando se cometan dos o más infracciones entre las cuales no medie un período superior a tres años.

Para los efectos de aplicar la clausura, el Servicio podrá requerir el auxilio de la fuerza pública, la que será concedida sin ningún trámite previo por el Cuerpo de Carabineros, pudiendo procederse con allanamiento y descerrajamiento si fuere necesario. En todo caso, se pondrán sellos oficiales y carteles en los establecimientos clausurados.

Cada sucursal se entenderá como establecimiento distinto para los efectos de este número.

En los casos de clausura, el infractor deberá pagar a sus dependientes las correspondientes remuneraciones mientras dure aquélla. No tendrán este derecho los dependientes que hubieren hecho incurrir al contribuyente en la sanción.”

b) La utilización de notas de débito no fidedignas o falsas en las declaraciones manuales de IVA:

La utilización indebida de notas de débito por parte del receptor de una nota de débito, quien la utilice para disminuir el impuesto que efectivamente deba integrar en arcas fiscales constituye un delito tributario y se encuentra duramente sancionado por nuestra legislación, y la pena que le afecta se encuentra agravada cuando las notas de débito utilizadas son falsas o dan cuenta de aumentos indebidos del débito fiscal, lo anterior se basa en el numeral 4 del articulo 97 que sanciona gravemente a quien las mal utiliza y a quien la emite a sabiendas que está realizando algo indebido, el texto legal señala:

4°.-

Las declaraciones maliciosamente incompletas o falsas que puedan inducir a la liquidación de un impuesto inferior al que corresponda o la omisión maliciosa en los libros de contabilidad de los asientos relativos a las mercaderías adquiridas, enajenadas o permutadas o a las demás operaciones gravadas, la adulteración de balances o inventarios o la presentación de éstos dolosamente falseados, el uso de boletas, notas de débito, notas de crédito o facturas ya utilizadas en operaciones anteriores, o el empleo de otros procedimientos dolosos encaminados a ocultar o desfigurar el verdadero monto de las operaciones realizadas o a burlar el impuesto, con multa del cincuenta por ciento al trescientos por ciento del valor del tributo eludido y con presidio menor en sus grados medio a máximo.

Los contribuyentes afectos al Impuesto a las Ventas y Servicios u otros impuestos sujetos a retención o recargo, que realicen maliciosamente cualquiera maniobra tendiente a aumentar el verdadero monto de los créditos o imputaciones que tengan derecho a hacer valer, en relación con las cantidades que deban pagar, serán sancionados con la pena de presidio menor en su grado máximo a presidio mayor en su grado mínimo y con multa del cien por ciento al trescientos por ciento de lo defraudado.

El que, simulando una operación tributaria o mediante cualquiera otra maniobra fraudulenta, obtuviere devoluciones de impuesto que no le correspondan, será sancionado con la pena de presidio menor en su grado máximo a presidio mayor en su grado medio y con multa del cien por ciento al cuatrocientos por ciento de lo defraudado.

Si, como medio para cometer los delitos previstos en los incisos anteriores, se hubiere hecho uso malicioso de facturas u otros documentos falsos, fraudulentos o adulterados, se aplicará la pena mayor asignada al delito más grave.

El que maliciosamente confeccione, venda o facilite, a cualquier título, guías de despacho, facturas, notas de débito, notas de crédito o boletas, falsas, con o sin timbre del Servicio, con el objeto de cometer o posibilitar la comisión de los delitos descritos en este número, será sancionado con la pena de presidio menor en sus grados medio a máximo y con una multa de hasta 40 unidades tributarias anuales.”

Tipos de notas de débito

Existen distintos tipos de notas de débito, básicamente se distinguen respecto del tipo de documento al que se referencia la nota de débito, es así como podemos distinguir varios tipos de notas de débito, estas son:

a) Nota de Débito de Anulación electrónica:

La nota de débito de anulación es un documento tributario electrónico (DTE) que se utiliza para anular una nota de crédito electrónica, si usted pudiese recordar, antiguamente cuando las notas de crédito se hacían en papel y usted se equivocaba al emitir una de ellas, les rayaban líneas cruzadas al documento para anularla, bueno, cuando se trata de notas de crédito electrónicas no podemos rayarlas una vez que han sido emitidas por cuanto consisten en un registro digital, por esa razón es que el SII instruyó que la nota de débito de anulación electrónica, es la manera virtual de anular una nota de crédito electrónica ya emitida.

b) Nota de Débito Electrónica por aumentos del IVA contenido en una Factura Electrónica:

Cuando en una operación comercial se generan operaciones que aumenten el IVA, las cuales forman parte de una factura emitida o de una boleta emitida, entonces en el momento de suceder el hecho a cobrar al cliente, el contribuyente emisor debe emitir un documento tributario electrónico llamado Nota de Débito Electrónica, referenciando el DTE de origen (la factura electrónica o la boleta electrónica) e indicando la individualización de la operación que da cuenta del aumento del impuesto recargado, separando siempre el valor neto del IVA en la operación.

c) Nota de Débito Electrónica por aumentos del IVA contenido en una Nota de Crédito Electrónica:

Cuando en una operación comercial se generan operaciones que aumenten el IVA, las cuales forman parte de una Nota de Crédito electrónica ya emitida, entonces en el momento de suceder el hecho a cobrar al cliente, el contribuyente emisor debe emitir un documento tributario electrónico llamado Nota de Débito Electrónica, referenciando el DTE de origen (la nota de crédito electrónica) e indicando la individualización de la operación que da cuenta del aumento del impuesto recargado, separando siempre el valor neto del IVA en la operación.

d) Nota de débito de Exportación electrónica:

Cuando se trata de exportaciones de bienes o de servicios, una vez que se ha emitido una Factura de Exportación, en caso de que existan mayores cargos a cobrar al cliente extranjero, el exportador deberá emitir una Nota de Débito de Exportación Electrónica, referenciando la Factura de Exportación correspondiente, e indicando el hecho que la motiva.

También en el caso de los bienes que se exportan en modalidades distintas a las ventas a firme, una vez que se ha efectuado la liquidación de los bienes en el extranjero y esta termina reflejando un valor mayor, el exportador también deberá emitir una nota de débito de exportación electrónica indicando el monto mayor que corresponde adicionar a la Factura de Exportación Electrónica original, respetando y coincidiendo los valores según lo indicado también a Aduana mediante el respectivo Informe de Variación de Valor (IVV).

Plazo de emisión

En estricto rigor no existe un plazo para emitir una nota de débito, pues se debe emitir cada vez que la situación referida lo amerita, siempre y cuando se emita dentro de los plazos del artículo 200 del Código Tributario, esto es, dentro de los 3 años siguientes al de la emisión de la respectiva Factura Electrónica o boleta Electrónica.

También hay que tener presente que en aquellos casos en que el Servicio de Impuestos Internos hubiere liquidado o girado diferencias del impuesto facturado y estas actuaciones hubieren sido reclamadas por el contribuyente, éste no debe emitir la nota de débito sino una vez que se encuentre firme o ejecutoriada la sentencia que confirme el aumento del impuesto facturado. En los casos que el contribuyente pague directamente el mayor impuesto determinado en un giro no reclamado, también podrá emitir la nota de débito que corresponda.

Cómo emitir una nota de débito electrónica en el sistema de facturación

Para emitir una nota de débito y que ésta quede bien referenciada, se deberá seleccionar la Factura Electrónica correspondiente en el Sistema de Facturación y luego presionar la opción que se referencia más abajo, esto es, Generar Nota de Débito para Corregir Montos, entonces automáticamente el sistema referenciara la factura electrónica y le mostrara todas las partidas facturadas en donde podrá identificar fácilmente cual es la partida que da origen a la respectiva nota de débito y emitirla con facilidad posteriormente.

Ejemplos de emisión

1. CASO: Emisión de nota de débito con ocasión de una error en la facturación:

• Se emite una Factura Electrónica por los siguientes conceptos:
• Glosa 1: Venta de 100 sillas de escritorio color negro (valor unitario $15.650)
  • Monto Neto: $1.565.000
• Glosa 2: Venta de 100 escritorios modelo Alaska color negro (valor unitario $35.280)
  • Monto Neto: $3.528.000
• Monto total neto facturado: $5.093.000
• Monto total IVA facturado: $967.670
• Monto total facturado: $6.060.670

Posteriormente a la emisión de la factura el vendedor se da cuenta que el valor unitario indicado en las sillas estaba incorrecto porque el valor era $16.650, entonces corresponde que emita una nota de débito por la diferencia de valor de las sillas, debiendo emitir la nota de débito de la siguiente manera:

• Glosa 1: Venta de 100 sillas de escritorio color negro (diferencia en el valor unitario por $1.000)
  • Monto Neto: $100.000
• Monto total neto de la nota de débito: $100.000
• Monto total IVA de la nota de débito: $19.000
• Monto total de la nota de débito: $119.000